Ondernemersdocumenten maken: alles overzichtelijk in één Documentenhub
Ondernemersdocumenten maken: alles overzichtelijk in één Documentenhub
Als ondernemer krijg je voortdurend te maken met documenten.
Je moet een offerte opstellen, een factuur versturen, gewerkte uren registreren of afspraken met een klant vastleggen. Daarnaast kunnen documenten zoals algemene voorwaarden, een privacybeleid of een rittenregistratie belangrijk zijn voor je administratie en bedrijfsvoering.
Veel startende ondernemers maken deze documenten zelf in Word of Excel, zoeken losse documenten op internet of gebruiken voor ieder document een andere website. Dat kost tijd en maakt het lastig om overzicht te houden.
Met de SmarterStart Documentenhub maak, bewaar en beheer je ondernemersdocumenten vanuit één centrale omgeving.
In dit artikel lees je wat de Documentenhub is, welke documenten (200) je ermee kunt maken en hoe de functie jou als ondernemer helpt om sneller en professioneler te werken.
Waarom goede ondernemersdocumenten belangrijk zijn
Een professioneel document doet meer dan alleen informatie overbrengen.
Een duidelijke offerte helpt een klant begrijpen wat je gaat leveren. Een correcte factuur maakt duidelijk welk bedrag moet worden betaald. Een overeenkomst voorkomt onduidelijkheid over gemaakte afspraken.
Goede documenten helpen je onder andere bij:
- het maken van duidelijke afspraken
- professioneel communiceren met klanten
- het bijhouden van je administratie
- het bewaken van betalingen
- het vastleggen van verantwoordelijkheden
- het voorbereiden van belastingaangiften
- het terugvinden van belangrijke informatie
- het voorkomen van misverstanden
Toch weet een startende ondernemer niet altijd welke onderdelen in een document moeten staan.
Welke gegevens horen op een factuur? Wat neem je op in een offerte? Welke ritgegevens moet je bewaren? En welke afspraken leg je vast in een dienstverleningsovereenkomst?
De Documentenhub helpt je om deze documenten stap voor stap op te bouwen.
Wat is de SmarterStart Documentenhub?
De Documentenhub is een centrale plek binnen SmarterStart waar ondernemers zakelijke documenten kunnen maken, aanpassen, opslaan en downloaden.
Je kiest eerst welk document je nodig hebt. Vervolgens vul je de relevante gegevens in. SmarterStart zet deze informatie om in een overzichtelijk document dat je kunt controleren en gebruiken.
Je hoeft daardoor niet steeds zelf een nieuwe opmaak te maken of losse informatie van verschillende websites bij elkaar te zoeken.
De Documentenhub bevat documenten binnen verschillende categorieën:
- Administratie
- Verkoop
- Belastingen
- Personeel
- Juridisch
- Privacy en website
- Financiën
- Bedrijfsvoering
Zo kun je gericht zoeken naar een document dat past bij de taak waarmee je bezig bent.
Welke documenten kun je maken?
De Documentenhub bevat een breed aanbod aan documenten voor verschillende onderdelen van je onderneming.
Factuur
Met het factuurdocument maak je een professionele factuur met onder andere:
- jouw bedrijfsgegevens
- klantgegevens
- factuurnummer
- factuurdatum
- betalingstermijn
- geleverde producten of diensten
- prijzen
- btw
- totaalbedrag
- betaalinformatie
De berekening van bedragen en btw kan automatisch worden verwerkt. Daardoor verklein je de kans op rekenfouten.
Offerte
Met een offerte leg je duidelijk vast wat je voor een klant gaat uitvoeren en wat dit gaat kosten.
Je kunt bijvoorbeeld opnemen:
- een omschrijving van de opdracht
- werkzaamheden
- producten of diensten
- aantallen en tarieven
- planning
- leverdatum
- betalingstermijn
- voorwaarden
- geldigheidsduur
- ruimte voor akkoord
Een duidelijke offerte voorkomt dat jij en je klant verschillende verwachtingen hebben.
Urenregistratie
Met een urenregistratie houd je bij hoeveel tijd je aan je onderneming, klanten en projecten besteedt.
Je kunt per dag registreren:
- begintijd
- eindtijd
- pauze
- klant
- project
- soort werkzaamheden
- declarabele uren
- niet-declarabele uren
Hiermee krijg je beter inzicht in waar je tijd naartoe gaat en hoeveel uren je daadwerkelijk aan klanten kunt factureren.
Rittenregistratie
Gebruik je een auto voor zakelijke en privéritten? Dan kan een goede rittenregistratie belangrijk zijn.
Je legt bijvoorbeeld vast:
- datum
- vertrekadres
- aankomstadres
- kilometerstand bij vertrek
- kilometerstand bij aankomst
- aantal kilometers
- doel van de rit
- zakelijk of privégebruik
Door ritten direct bij te houden, voorkom je dat je aan het einde van het jaar alle gegevens opnieuw moet reconstrueren.
Dienstverleningsovereenkomst
Met een dienstverleningsovereenkomst leg je afspraken vast tussen jouw onderneming en een klant.
Denk aan:
- de werkzaamheden;
- verantwoordelijkheden
- looptijd
- vergoeding
- facturatie
- betaling
- aansprakelijkheid
- geheimhouding
- opzegging
- ondertekening
Een overeenkomst geeft beide partijen meer duidelijkheid over de samenwerking.
Algemene voorwaarden
Algemene voorwaarden bevatten standaardafspraken die je bij meerdere klanten en opdrachten kunt gebruiken.
Je kunt daarin onderwerpen opnemen zoals:
- betalingen
- levering
- annulering
- aansprakelijkheid
- klachten
- garantie
- beëindiging van opdrachten
Algemene voorwaarden moeten altijd aansluiten op je eigen werkzaamheden en situatie. Een algemene opzet kan een goed begin zijn, maar laat belangrijke juridische documenten bij twijfel controleren door een deskundige.
Privacybeleid
Verwerk je persoonsgegevens van klanten, websitebezoekers of medewerkers? Dan moet je duidelijk uitleggen wat je met deze gegevens doet.
In een privacybeleid kun je onder andere beschrijven:
- welke persoonsgegevens je verzamelt
- waarom je deze gegevens gebruikt
- hoe lang je de gegevens bewaart
- met welke partijen je informatie deelt
- hoe je persoonsgegevens beschermt
- welke rechten betrokkenen hebben
- hoe iemand contact met je kan opnemen
De inhoud moet aansluiten op de daadwerkelijke werkwijze van jouw onderneming.
Geheimhoudingsverklaring
Met een geheimhoudingsverklaring leg je vast dat vertrouwelijke informatie niet zonder toestemming mag worden gedeeld.
Dit kan relevant zijn wanneer je samenwerkt met:
- freelancers
- medewerkers
- zakelijke partners
- leveranciers
- potentiële investeerders
- klanten
Aanmaning
Betaalt een klant een factuur niet op tijd? Dan kun je met een aanmaning duidelijk en professioneel verzoeken om betaling.
Je neemt daarin bijvoorbeeld op:
- het factuurnummer
- het openstaande bedrag
- de oorspronkelijke vervaldatum
- een nieuwe betaaltermijn
- betaalgegevens
- eventuele vervolgstappen
Een zakelijke en rustige toon is daarbij meestal effectiever dan een onnodig harde brief.
Documenten vinden met categorieën en zoeken
Een grote verzameling documenten is alleen handig wanneer je snel kunt vinden wat je nodig hebt.
Daarom kun je in de Documentenhub filteren op categorie.
Administratie
Binnen Administratie vind je documenten zoals:
- rittenregistratie
- urenregistratie
- inkomsten- en uitgavenoverzicht
- kasboek
- debiteurenoverzicht
- crediteurenoverzicht
- zakelijke kostenregistratie.
Verkoop
Binnen Verkoop vind je bijvoorbeeld:
- factuur
- offerte
- creditfactuur
- opdrachtbevestiging
- betalingsherinnering
- aanmaning
- werkbon
- orderbevestiging
Belastingen
Deze categorie helpt je bij het voorbereiden en bijhouden van fiscale informatie.
Denk aan
- btw-overzicht
- btw-reservering
- belastingdeadlinekalender
- inkomstenbelastingreservering
- aftrekbare kostenregistratie
- overzicht van voorbelasting
Personeel
Heb je personeel, stagiairs of freelancers? Dan vind je hier onder andere:
- arbeidsovereenkomst
- stageovereenkomst
- freelanceovereenkomst
- verlofregistratie
- inwerkchecklist
- gespreksverslag
- onkostenformulier
Juridisch
Binnen Juridisch staan documenten waarmee je zakelijke afspraken kunt vastleggen.
Voorbeelden zijn:
- dienstverleningsovereenkomst
- samenwerkingsovereenkomst
- geheimhoudingsverklaring
- betalingsregeling
- ingebrekestelling
- algemene voorwaarden
- annuleringsvoorwaarden
Privacy en website
Deze categorie bevat documenten voor privacy, persoonsgegevens en je zakelijke website.
Denk aan:
- privacybeleid
- cookiebeleid
- verwerkersovereenkomst
- datalekregistratie
- websitechecklist
- e-maildisclaimer
- retourbeleid
Financiën
Binnen Financiën kun je documenten gebruiken voor inzicht en planning.
Voorbeelden zijn:
- liquiditeitsbegroting
- omzetbegroting
- kostenbegroting
- uurtariefberekening
- kostprijsberekening
- cashflowoverzicht
- financieel jaaroverzicht
Bedrijfsvoering
Deze categorie helpt je om je onderneming te plannen en organiseren.
Denk aan:
- ondernemingsplan
- jaarplan
- kwartaalplan
- actieplan
- projectplan
- SWOT-analyse
- concurrentieanalyse
- marketingplan
- contentkalender
Je kunt daarnaast de zoekfunctie gebruiken. Zoek je bijvoorbeeld op ‘auto’, dan kun je direct documenten vinden zoals de rittenregistratie en kilometerregistratie.
Zo werkt een document maken
Het maken van een document verloopt in een aantal overzichtelijke stappen.
Stap 1: kies een document
Open de Documentenhub en zoek het document dat je nodig hebt.
Je kunt zoeken op naam of filteren op categorie.
Stap 2: vul de gegevens in
Vul de gegevens in die voor het document nodig zijn.
Bij een factuur zijn dit bijvoorbeeld klantgegevens, factuurregels, bedragen en betaalinformatie. Bij een overeenkomst gaat het om de partijen, werkzaamheden, looptijd en afspraken.
Stap 3: controleer de inhoud
Bekijk het document voordat je het afrondt.
Controleer onder andere:
- namen
- adressen
- data
- bedragen
- btw
- betalingstermijnen
- afspraken
- contactgegevens
Stap 4: pas de opmaak aan
Afhankelijk van het document kun je een passende vormgeving kiezen.
Voeg bijvoorbeeld je logo toe en gebruik een uitstraling die past bij jouw onderneming.
Stap 5: sla het document op
Je document wordt opgeslagen onder Mijn documenten.
Je kunt het daardoor later opnieuw openen, aanpassen, dupliceren of downloaden.
Stap 6: download en gebruik het document
Download het document in een geschikt bestandsformaat en gebruik het binnen je onderneming.
Tekstuele documenten kunnen bijvoorbeeld als PDF worden gebruikt. Registraties en financiële overzichten kunnen ook geschikt zijn voor Excel of CSV.
Bewaar alles onder Mijn documenten
Losse bestanden raken snel verspreid over verschillende mappen, apparaten en e-mails.
In de Documentenhub worden aangemaakte documenten overzichtelijk bewaard onder Mijn documenten.
Daar zie je bijvoorbeeld:
- de documentnaam
- het documenttype
- de klant of wederpartij
- de aanmaakdatum
- de datum van de laatste wijziging
- de status
- het bedrag, wanneer dit relevant is
Zo kun je een offerte snel terugvinden op klantnaam of controleren wanneer een document voor het laatst is aangepast.
Je hoeft dus niet telkens opnieuw te beginnen.
Gebruik favorieten voor documenten die je vaak nodig hebt
Sommige documenten gebruik je vaker dan andere.
Een dienstverlener gebruikt mogelijk regelmatig:
- offertes;
- facturen
- urenregistraties
- dienstverleningsovereenkomsten
Een webshop heeft juist vaker behoefte aan:
- privacybeleid
- cookiebeleid
- retourvoorwaarden
- verzendbeleid
- facturen
Door documenten als favoriet op te slaan, staan je meest gebruikte documenten direct binnen handbereik.
Wat zijn de voordelen van de Documentenhub?
Je bespaart tijd
Je hoeft geen document vanaf een lege pagina op te bouwen. De basisstructuur en benodigde velden zijn al aanwezig.
Je werkt professioneler
Documenten krijgen een consistente en overzichtelijke uitstraling.
Dat geeft klanten meer vertrouwen en maakt informatie gemakkelijker te begrijpen.
Je houdt meer overzicht
Je documenten staan niet verspreid over verschillende programma’s en mappen, maar worden centraal bewaard.
Je vergeet minder belangrijke informatie
De invulvelden helpen je herinneren aan gegevens die in het document thuishoren.
Je kunt documenten opnieuw gebruiken
Een bestaand document kun je openen, aanpassen of dupliceren voor een nieuwe klant of opdracht.
Je combineert informatie en uitvoering
SmarterStart helpt je niet alleen met ondernemersvragen, maar ook met het daadwerkelijk maken van documenten die je binnen je bedrijf nodig hebt.
Zijn alle documenten automatisch juridisch geldig?
Een document is niet automatisch geschikt voor iedere onderneming doordat het professioneel is opgesteld.
Vooral bij juridische, fiscale en privacydocumenten hangt de juiste inhoud af van:
- je branche
- je rechtsvorm
- je klanten
- je werkwijze
- je producten en diensten
- je verantwoordelijkheden
- de risico’s binnen je onderneming
De Documentenhub biedt een praktische en aanpasbare basis. Controleer altijd of de inhoud aansluit op jouw situatie.
Laat belangrijke overeenkomsten, algemene voorwaarden en privacydocumenten bij twijfel beoordelen door een jurist, boekhouder, belastingadviseur of andere deskundige.
Voor wie is de Documentenhub bedoeld?
De Documentenhub is vooral geschikt voor:
- startende ondernemers
- zzp’ers
- eenmanszaken
- freelancers
- kleine bedrijven
- ondernemers zonder eigen administratieve afdeling
- ondernemers die sneller en overzichtelijker willen werken
Je hoeft geen uitgebreide juridische, fiscale of administratieve kennis te hebben om te beginnen. De documenten zijn zo ingericht dat je stap voor stap de benodigde gegevens kunt invullen.
Veelgestelde vragen
Kan ik documenten later opnieuw aanpassen?
Ja. Aangemaakte documenten worden onder Mijn documenten opgeslagen. Je kunt ze later opnieuw openen en bewerken.
Kan ik een bestaand document dupliceren?
Documenten kunnen worden gedupliceerd, zodat je een bestaande offerte, overeenkomst of factuur als basis kunt gebruiken voor een nieuw document.
Kan ik mijn eigen bedrijfsgegevens gebruiken?
Je kunt je bedrijfsgegevens in het document verwerken. Wanneer deze gegevens in je bedrijfsprofiel staan, kunnen ze waar mogelijk automatisch worden ingevuld.
Kan ik documenten downloaden?
Je kunt afgeronde documenten downloaden in de beschikbare bestandsformaten. Het juiste formaat hangt af van het type document.
Kan ik documenten als favoriet opslaan?
Ja. Hiermee kun je documenten die je regelmatig gebruikt sneller terugvinden.
Vervangt de Documentenhub een jurist of boekhouder?
Nee. De Documentenhub helpt je bij het maken en organiseren van documenten, maar biedt geen persoonlijk juridisch of fiscaal advies.
Bij belangrijke of complexe documenten blijft deskundige controle verstandig.
Conclusie
Ondernemers hebben meer nodig dan alleen informatie.
Je wilt een antwoord ook kunnen omzetten in een bruikbaar document, een duidelijke afspraak of een overzichtelijke registratie.
Met de SmarterStart Documentenhub maak je facturen, offertes, registraties, overeenkomsten en andere zakelijke documenten vanuit één centrale omgeving.
Je kiest een document, vult je gegevens in, controleert het resultaat en bewaart alles overzichtelijk onder Mijn documenten.
Zo hoef je minder zelf uit te zoeken, werk je professioneler en houd je meer tijd over voor je onderneming.
Van ondernemersvraag tot professioneel document
SmarterStart helpt je niet alleen bij vragen over belastingen, administratie en ondernemen.
Met de Documentenhub zet je die kennis direct om in documenten die je binnen je bedrijf kunt gebruiken.
Maak, bewaar en beheer jouw ondernemersdocumenten op één plek met SmarterStart.
