Algemene voorwaarden als zzp’er: zijn ze verplicht?
lgemene voorwaarden als zzp’er: zijn ze verplicht?
Je start als zzp'er en krijgt steeds meer zakelijke documenten.
Een offerte, overeenkomst, factuur en misschien ook algemene voorwaarden.
Maar heb je die algemene voorwaarden eigenlijk verplicht nodig?
Het korte antwoord is: nee, algemene voorwaarden zijn in Nederland niet standaard wettelijk verplicht voor iedere ondernemer.
Toch kunnen ze erg belangrijk zijn.
In algemene voorwaarden leg je namelijk regels vast die je bij meerdere opdrachten opnieuw gebruikt. Daarmee voorkom je dat je bij iedere klant dezelfde afspraken opnieuw moet uitschrijven.
KVK bevestigt dat algemene voorwaarden niet wettelijk verplicht zijn, maar dat ze wel veel problemen en discussies kunnen voorkomen.
Wat zijn algemene voorwaarden?
Algemene voorwaarden zijn afspraken die je standaard gebruikt bij je producten of diensten.
Denk bijvoorbeeld aan regels over:
- betaling
- levering
- annuleren
- aansprakelijkheid
- garantie
- uitvoering van werkzaamheden
- duur van offertes
- klachten
- overmacht
De specifieke afspraken over één opdracht zet je meestal in je offerte of overeenkomst.
De regels die voor veel of alle opdrachten gelden, kun je opnemen in je algemene voorwaarden.
Algemene voorwaarden en een offerte zijn niet hetzelfde
Stel dat je een marketingbureau hebt.
In je offerte staat:
- ontwikkeling van een nieuwe website
- prijs: €4.500 exclusief btw
- oplevering: november
- twee correctierondes inbegrepen
Dat zijn afspraken die specifiek bij die ene opdracht horen.
In je algemene voorwaarden kunnen vervolgens algemene afspraken staan over bijvoorbeeld:
- betalingstermijnen
- extra werkzaamheden
- aansprakelijkheid
- intellectueel eigendom
- annulering
- vertraging door de opdrachtgever
Zo hoef je dezelfde standaardafspraken niet bij iedere offerte volledig uit te schrijven.
Wanneer zijn algemene voorwaarden verstandig?
Vooral wanneer je regelmatig vergelijkbare opdrachten uitvoert.
Bijvoorbeeld als:
- klanten achteraf betalen
- je met deadlines werkt
- klanten afspraken kunnen annuleren
- je materialen inkoopt
- je producten levert
- je diensten op locatie uitvoert
- je met abonnementen werkt
- klanten bestanden, informatie of goedkeuring moeten aanleveren
Hoe meer afspraken nodig zijn om een opdracht goed te laten verlopen, hoe nuttiger duidelijke voorwaarden meestal worden.
Wat zet je in algemene voorwaarden?
De exacte inhoud verschilt per onderneming.
Een fotograaf heeft andere risico's dan een installatiebedrijf en een webshop heeft weer andere voorwaarden nodig dan een consultant.
KVK noemt onder meer onderwerpen als geldigheidsduur van offertes, transport, betaling en levering als onderdelen die in voorwaarden kunnen terugkomen.
Veel voorkomende onderwerpen zijn:
1. Betaling
Bijvoorbeeld:
- betalingstermijn
- voorschotten
- deelfacturen
- gevolgen van te laat betalen
2. Uitvoering
Beschrijf welke medewerking je van de klant nodig hebt.
Bijvoorbeeld dat informatie of materialen tijdig moeten worden aangeleverd.
3. Annulering
Wat gebeurt er als een klant een afgesproken opdracht afzegt?
Kun je al gemaakte kosten rekenen?
4. Aansprakelijkheid
Onder welke omstandigheden ben je aansprakelijk en welke beperkingen gelden daarbij?
Dit is een onderdeel waarbij juridisch advies verstandig kan zijn.
5. Overmacht
Wat gebeurt er bij omstandigheden waarop jij geen invloed hebt?
6. Klachten
Binnen welke termijn verwacht je dat een klant een klacht meldt en hoe behandel je die?
7. Intellectueel eigendom
Dit kan bijvoorbeeld relevant zijn voor ontwerpers, fotografen, developers, schrijvers en andere creatieve ondernemers.
Maak voorwaarden passend bij je bedrijf
Het is verleidelijk om online ergens algemene voorwaarden te downloaden en alleen je bedrijfsnaam aan te passen.
Daar zit een risico in.
Algemene voorwaarden moeten passen bij:
- je dienstverlening
- je klanten
- je branche
- je bedrijfsproces
- de risico's die je daadwerkelijk loopt
Een artikel over verzending heeft weinig waarde als je alleen adviesdiensten levert.
Andersom kunnen belangrijke bepalingen ontbreken als je een standaarddocument gebruikt dat niet voor jouw branche is bedoeld.
Bij belangrijke contractuele risico's kan het verstandig zijn om je voorwaarden juridisch te laten controleren.
Alleen voorwaarden hebben is niet genoeg
Dit is misschien wel het belangrijkste onderdeel.
Je kunt prachtige algemene voorwaarden hebben, maar als je ze verkeerd gebruikt, kun je er alsnog weinig aan hebben.
KVK geeft aan dat je twee belangrijke stappen moet zetten:
- je klant duidelijk laten weten dat algemene voorwaarden gelden;
- je klant vóór het sluiten van de overeenkomst de mogelijkheid geven om deze voorwaarden te lezen.
Daarom is het niet verstandig om algemene voorwaarden pas voor het eerst onderaan de factuur te noemen nadat de opdracht al is uitgevoerd.
Wanneer deel je algemene voorwaarden?
Bijvoorbeeld direct bij de offerte.
Je kunt in de offerte schrijven:
"Op deze offerte en de daaruit voortvloeiende opdracht zijn onze algemene voorwaarden van toepassing."
Vervolgens voeg je de voorwaarden daadwerkelijk toe of zorg je ervoor dat de klant ze op de juiste manier kan ontvangen en bekijken.
Zo weet de klant vóór het akkoord welke regels gelden.
Moet je klant tekenen voor algemene voorwaarden?
Een handtekening kan helpen om duidelijk vast te leggen dat de klant met afspraken akkoord is gegaan.
Maar het belangrijkste is dat je kunt aantonen dat je de voorwaarden tijdig van toepassing hebt verklaard en beschikbaar hebt gesteld.
Welke werkwijze het beste past, hangt ook af van hoe je overeenkomsten afsluit.
Algemene voorwaarden voor consumenten
Werk je met consumenten? Dan gelden extra regels.
Voorwaarden mogen bijvoorbeeld niet onredelijk zijn.
Wat bij twee professionele bedrijven acceptabel kan zijn, hoeft tegenover een consument niet automatisch geldig te zijn.
Gebruik daarom niet klakkeloos dezelfde voorwaarden voor iedere doelgroep.
Algemene voorwaarden deponeren: verplicht?
Het deponeren van algemene voorwaarden bij bijvoorbeeld KVK is niet hetzelfde als ze geldig gebruiken.
Het belangrijkste blijft dat je klant vóór de overeenkomst op de voorwaarden wordt gewezen en ze kan bekijken.
Ga er dus niet vanuit dat alleen ergens deponeren voldoende is.
Houd je voorwaarden actueel
Je onderneming verandert.
Misschien:
- bied je nieuwe diensten aan
- ga je abonnementen verkopen
- verander je je betaaltermijn
- krijg je consumenten als klant
- ga je internationaal werken
Controleer daarom periodiek of je algemene voorwaarden nog aansluiten bij je bedrijf.
Eén plek voor je zakelijke documenten
Als ondernemer krijg je steeds meer documenten: offertes, overeenkomsten, opdrachtbevestigingen en voorwaarden.
Wanneer die verspreid staan over verschillende mappen en e-mails, wordt het lastig om overzicht te houden.
Met de Documentenhub en het klantbeheer van SmarterStart kun je zakelijke documenten overzichtelijk bewaren en koppelen aan de betreffende klant.
Zo weet je later sneller welke afspraken bij een opdracht horen.
Algemene voorwaarden voorkomen niet ieder meningsverschil. Maar duidelijke afspraken vooraf maken de kans op discussies wel een stuk kleiner.
