CRM voor zzp’ers: wat is het en heb je het nodig?

Wanneer je net begint als ondernemer, lukt het vaak prima om klantgegevens op verschillende plekken te bewaren.

Een telefoonnummer staat in je telefoon. Een offerte zit in je mailbox. Aantekeningen van een gesprek staan in je notitie-app en de factuur vind je ergens terug in een map op je computer.

Zolang je maar een paar klanten hebt, werkt dat meestal.

Maar zodra je onderneming groeit, wordt het steeds lastiger om alles te onthouden en terug te vinden.

Een CRM kan daarbij helpen.

Maar wat is een CRM precies?

En heb je als zzp’er of klein bedrijf echt een uitgebreid CRM-systeem nodig?

Wat betekent CRM?

CRM staat voor Customer Relationship Management.

Simpel gezegd is het een manier om informatie rondom je klanten overzichtelijk bij te houden.

Denk bijvoorbeeld aan:

• naam en contactgegevens
• bedrijfsgegevens
• eerdere contactmomenten
• offertes en facturen
• documenten
• afspraken
• openstaande acties

Het doel is niet om zoveel mogelijk gegevens te verzamelen.

Het doel is vooral dat je niet iedere keer opnieuw hoeft te zoeken wanneer een klant contact met je opneemt.

Heb je als zzp’er een CRM nodig?

Niet iedere zzp’er heeft direct uitgebreide CRM-software nodig.

Wanneer je vijf vaste klanten hebt die je allemaal persoonlijk kent, kun je waarschijnlijk prima zonder.

Maar naarmate je meer klanten krijgt, ontstaan vaak herkenbare situaties.

Je vraagt jezelf bijvoorbeeld af:

Wanneer heb ik deze klant eigenlijk voor het laatst gesproken?

Of:

Welke prijs had ik ook alweer afgesproken?

Of:

Waar staat die offerte die ik vorige maand heb gestuurd?

Dat zijn op zichzelf kleine dingen.

Maar wanneer je iedere dag informatie moet zoeken in WhatsApp, e-mail, Word, Excel en losse notities, kost dat uiteindelijk behoorlijk wat tijd.

Een eenvoudig CRM brengt die informatie samen.

CRM hoeft niet ingewikkeld te zijn

Bij CRM denken veel ondernemers aan grote softwaresystemen met tientallen functies, dashboards en verkoopprocessen.

Voor een zzp’er of klein bedrijf is dat vaak helemaal niet nodig.

Je wilt meestal gewoon snel kunnen zien:

Wie is mijn klant?
Wat hebben we besproken?
Welke documenten horen bij deze klant?
Wat moet ik nog doen?

Een goed CRM voor zzp’ers moet daarom vooral eenvoudig zijn.

Je administratie moet er makkelijker van worden, niet ingewikkelder.

Van losse notities naar één klantoverzicht

Stel dat een klant je na drie maanden opnieuw belt.

Zonder centraal klantbeheer moet je misschien eerst zoeken in je e-mail, WhatsApp en documenten.

Met een klantkaart zie je direct de belangrijkste informatie bij elkaar.

Bijvoorbeeld:

Klant: Bouwbedrijf De Vries
Laatste contact: 12 oktober
Offerte: verstuurd
Factuur: betaald
Notitie: in november contact opnemen over vervolgopdracht

Dat maakt opvolging niet alleen makkelijker, maar zorgt er ook voor dat je professioneler kunt werken.

Klantbeheer en facturatie combineren

Klantbeheer wordt nog interessanter wanneer het gekoppeld is aan je documenten.

Wanneer je klantgegevens eenmaal hebt opgeslagen, hoef je deze namelijk niet iedere keer opnieuw in te voeren.

Vanuit dezelfde klant kun je bijvoorbeeld:

• een offerte maken
• een factuur opstellen
• documenten bewaren
• contactmomenten registreren
• notities toevoegen

Dat voorkomt dubbel werk.

En juist daar zit voor kleine ondernemers vaak de grootste tijdwinst.

Excel als CRM gebruiken

Veel ondernemers beginnen met Excel.

En daar is op zichzelf niets mis mee.

Een spreadsheet met naam, telefoonnummer, e-mailadres en bedrijfsnaam kan prima werken wanneer je nog weinig klanten hebt.

Het wordt lastiger wanneer je ook gesprekken, documenten, offertes, facturen en acties wilt gaan bijhouden.

Dan ontstaan al snel meerdere bestanden, tabbladen en mappen.

Op dat moment kan specifieke klantbeheersoftware overzichtelijker worden.

Wanneer is het tijd voor een CRM?

Er bestaat geen vast aantal klanten waarbij je ineens een CRM nodig hebt.

Een betere vraag is:

Hoeveel tijd ben je kwijt aan het zoeken naar klantinformatie?

Wanneer je regelmatig:

• gegevens opnieuw moet opzoeken
• vergeet wanneer je iemand wilde terugbellen
• documenten niet direct kunt vinden
• klantinformatie op meerdere plekken bewaart
• dezelfde gegevens meerdere keren invoert

dan kan het verstandig zijn om je klantbeheer anders te organiseren.

CRM binnen SmarterStart

SmarterStart is ontwikkeld voor zzp’ers en kleine bedrijven die overzicht willen zonder direct met ingewikkelde bedrijfssoftware te werken.

Binnen SmarterStart kun je klantgegevens centraal bijhouden en vanuit een klant verder werken.

Zo kun je onder andere klantinformatie bewaren, documenten koppelen en zakelijke documenten zoals offertes en facturen maken.

Daarnaast vind je binnen dezelfde omgeving andere hulpmiddelen voor je onderneming, waaronder de slimme assistent en kennisbank.

Het idee daarachter is eenvoudig:

minder losse systemen en meer vanuit één plek werken.

Meer tijd voor je bedrijf

Klantbeheer draait uiteindelijk niet om het vullen van een database.

Het draait om tijd.

De tijd die je niet meer kwijt bent aan zoeken.

De tijd die je niet meer nodig hebt om gegevens opnieuw over te typen.

En de tijd die je kunt besteden aan je klanten en je onderneming.

Werk je momenteel met een combinatie van Excel, Word, e-mail en losse notities?

Dan kan het interessant zijn om eens te ervaren hoeveel overzicht één centrale omgeving geeft.

Weet wat je mist

Met SmarterStart combineer je klantbeheer met onder andere facturatie, documenten en praktische ondersteuning voor ondernemers.

Probeer SmarterStart de eerste 14 dagen gratis.