Btw-aangifte doen als startende ondernemer: zo werkt het in 2026

Btw-aangifte doen als startende ondernemer: zo werkt het in 2026

Je hebt je bedrijf ingeschreven, je eerste facturen verstuurd en misschien al zakelijke kosten gemaakt. Dan komt al snel het volgende onderdeel van het ondernemerschap: de btw-aangifte.

Voor veel startende ondernemers klinkt dit ingewikkelder dan het daadwerkelijk is. Wanneer je administratie op orde is en je weet welke bedragen je nodig hebt, kun je de aangifte vaak zonder problemen invullen.

In dit stappenplan leggen we uit hoe een btw-aangifte werkt, wanneer je aangifte moet doen en welke fouten starters regelmatig maken.

Wat is btw-aangifte?

Btw staat voor belasting over de toegevoegde waarde. Een andere naam hiervoor is omzetbelasting.

Bij de meeste producten en diensten breng je btw in rekening aan je klant. Deze btw is niet van jou. Je ontvangt het bedrag tijdelijk en draagt het later af aan de Belastingdienst.

Tegelijkertijd betaal je zelf btw over zakelijke aankopen.

Denk bijvoorbeeld aan:

• een laptop
• zakelijke software
• kantoorartikelen
• een zakelijke telefoon
• gereedschap
• advertenties
• advieskosten

De btw die je zakelijk hebt betaald, mag je meestal aftrekken van de btw die je van klanten hebt ontvangen. Dit wordt de aftrek van voorbelasting genoemd.

Een eenvoudig voorbeeld

Je hebt in een kwartaal €2.100 aan btw ontvangen van klanten.

In datzelfde kwartaal heb je €600 aan aftrekbare btw betaald over zakelijke kosten.

De berekening is dan:

€2.100 ontvangen btw
min €600 betaalde btw
= €1.500 te betalen aan de Belastingdienst

Heb je juist meer aftrekbare btw betaald dan ontvangen?

Dan kun je mogelijk btw terugkrijgen.

Hoe vaak moet je btw-aangifte doen?

De meeste ondernemers doen per kwartaal btw-aangifte. De Belastingdienst kan ook bepalen dat je per maand of per jaar aangifte moet doen. In Mijn Belastingdienst Zakelijk kun je zien welk aangiftetijdvak voor jouw onderneming geldt.

Voor ondernemers die per kwartaal aangifte doen, gelden in 2026 de volgende deadlines:

• eerste kwartaal: uiterlijk 30 april 2026
• tweede kwartaal: uiterlijk 31 juli 2026
• derde kwartaal: uiterlijk 31 oktober 2026
• vierde kwartaal: uiterlijk 31 januari 2027

Niet alleen je aangifte, maar ook je betaling moet uiterlijk op deze datum bij de Belastingdienst binnen zijn.

Btw-aangifte doen in vijf stappen

Stap 1: controleer je verkoopfacturen

Maak een overzicht van alle facturen die je in het aangiftetijdvak hebt verstuurd.

Controleer per factuur:

• het bedrag exclusief btw
• het toegepaste btw-tarief
• het btw-bedrag
• de factuurdatum
• eventuele creditfacturen

Het gaat bij de btw meestal om de factuurdatum en niet om de datum waarop je klant heeft betaald. Een onbetaalde verkoopfactuur kan daardoor toch in je btw-aangifte terechtkomen.

Stap 2: verzamel je zakelijke inkoopfacturen

Verzamel vervolgens de facturen en bonnen van je zakelijke uitgaven.

Je mag alleen btw aftrekken wanneer de aankoop zakelijk is en je beschikt over een geldige factuur of bon. Een privéaankoop opvoeren als zakelijke kosten is niet toegestaan.

Let ook op betalingen waarbij geen Nederlandse btw op de factuur staat. Denk aan buitenlandse softwareleveranciers of advertenties van grote internationale platforms. Hiervoor kunnen andere btw-regels gelden.

Stap 3: controleer de gegevens op je facturen

Een zakelijke factuur moet aan verschillende voorwaarden voldoen. Zo moeten onder andere de naam en het adres van de leverancier en klant, het factuurnummer, de factuurdatum, de geleverde dienst of het product en de btw-bedragen worden vermeld.

Ontbreken belangrijke gegevens? Vraag de leverancier dan om een gecorrigeerde factuur voordat je de btw aftrekt.

Stap 4: vul je aangifte in

Je doet online btw-aangifte via Mijn Belastingdienst Zakelijk. Dit kan ook met boekhoudsoftware of via een boekhouder.

In de aangifte geef je onder andere aan:

• hoeveel omzet je hebt behaald
• hoeveel btw je aan klanten hebt berekend
• hoeveel aftrekbare btw je zelf hebt betaald
• of je zaken hebt gedaan met buitenlandse klanten of leveranciers

De verschuldigde btw en aftrekbare voorbelasting worden vervolgens met elkaar verrekend.

Stap 5: controleer en betaal op tijd

Controleer de aangifte voordat je deze verstuurt. Vergelijk de bedragen bijvoorbeeld met je omzetoverzicht en je zakelijke bankrekening.

Moet je btw betalen? Gebruik dan het juiste betalingskenmerk. Dit vind je in Mijn Belastingdienst Zakelijk.

Plan de betaling niet pas op de laatste dag. De betaling moet op tijd op de rekening van de Belastingdienst staan.

Nog geen omzet? Toch aangifte doen

Heb je een kwartaal geen omzet gehad? Dan moet je meestal nog steeds btw-aangifte doen wanneer er een aangifte voor je klaarstaat.

Je dient dan een zogenaamde nihilaangifte of 0-aangifte in. Geen omzet hebben betekent dus niet automatisch dat je niets hoeft te doen.

Veelgemaakte fouten bij de eerste btw-aangifte

Startende ondernemers maken regelmatig dezelfde fouten:

• btw aftrekken zonder geldige factuur
• privé-uitgaven als zakelijke kosten boeken
• buitenlandse facturen behandelen als gewone Nederlandse facturen
• de betaling vergeten na het indienen van de aangifte
• vergeten een nihilaangifte te doen
• bedragen inclusief btw invullen waar bedragen exclusief btw worden gevraagd
• geen geld reserveren voor de af te dragen btw

Een praktische oplossing is om ontvangen btw direct apart te zetten op een zakelijke spaarrekening. Zo voorkom je dat je het geld uitgeeft voordat je aangifte moet doen.

Veelgestelde vragen

Kan ik mijn eerste btw-aangifte zelf doen?

Dat kan. Met een overzichtelijke administratie en een beperkt aantal facturen is de eerste aangifte vaak zelf uit te voeren. Bij buitenlandse transacties, verschillende btw-tarieven of bijzondere regelingen kan deskundige hulp verstandig zijn.

Moet ik aangifte doen wanneer ik geen brief heb ontvangen?

Controleer altijd Mijn Belastingdienst Zakelijk. Wanneer daar een aangifte klaarstaat, moet je deze indienen. Sommige starters ontvangen hun eerste aangifte eenmalig op papier.

Mag ik btw over opstartkosten terugvragen?

Zakelijke kosten die je in de aanloopfase hebt gemaakt, kunnen onder voorwaarden aftrekbaar zijn. Bewaar daarom ook facturen van uitgaven die je vóór je officiële startdatum hebt gedaan.

Samenvatting

Voor een correcte btw-aangifte heb je vooral een goede administratie nodig. Zorg dat je verkoopfacturen, zakelijke kosten en betaalde btw per kwartaal duidelijk zijn vastgelegd.

Controleer vervolgens je aangiftedatum, dien de aangifte op tijd in en vergeet de betaling niet.

Meer duidelijkheid over btw en belastingen?

SmarterStart geeft startende ondernemers praktische uitleg op basis van hun eigen bedrijfssituatie.

Zo hoef je niet zelf tientallen websites en ingewikkelde regelingen door te zoeken.

Stel je ondernemersvraag aan SmarterStart en ontdek welke regels voor jouw bedrijf relevant zijn.