Factuur niet betaald? Dit kun je als zzp’er doen

Je hebt het werk uitgevoerd, de factuur verstuurd en de betalingstermijn is inmiddels voorbij.

Geen betaling.

Dat is vervelend, maar het betekent niet direct dat je een incassobureau hoeft in te schakelen. In veel gevallen is een vergeten factuur, een administratieve fout of een verkeerde contactpersoon de oorzaak.

Met een duidelijke aanpak vergroot je de kans dat je alsnog snel wordt betaald.

Controleer eerst je eigen factuur

Voordat je contact opneemt met de klant is het verstandig om je factuur nog één keer te controleren.

• Klopt het factuuradres?
• Heb je de factuur naar de juiste contactpersoon gestuurd?
• Staat het rekeningnummer correct vermeld?
• Is de afgesproken betalingstermijn verstreken?

Controleer ook of de klant misschien al heeft betaald onder een andere omschrijving.

Dat klinkt vanzelfsprekend, maar voorkomt een ongemakkelijk telefoontje wanneer de betaling uiteindelijk toch gewoon blijkt te zijn ontvangen.

Begin met een vriendelijke herinnering

Is de vervaldatum daadwerkelijk verstreken? Stuur dan eerst een vriendelijke betalingsherinnering.

Hou die kort.

Vermeld om welke factuur het gaat, wanneer de betalingstermijn is verstreken en welk bedrag nog openstaat. Voeg de oorspronkelijke factuur opnieuw toe.

Een formulering als:

"Volgens onze administratie staat onderstaande factuur nog open. Mogelijk is deze aan je aandacht ontsnapt."

is meestal voldoende.

Je geeft de klant daarmee de mogelijkheid om het probleem eenvoudig op te lossen zonder dat de relatie direct onder druk komt te staan.

Neem persoonlijk contact op

Blijft een reactie uit? Pak dan de telefoon.

Een kort gesprek levert vaak meer op dan meerdere automatische e-mails.

• Misschien is de factuur intern niet goedgekeurd.
• Misschien ontbreekt een inkoopnummer.
• Misschien heeft de klant tijdelijk een cashflowprobleem.

Hoe eerder je weet wat er speelt, hoe makkelijker je kunt bepalen wat een passende vervolgstap is.

Leg gemaakte afspraken vervolgens wel schriftelijk vast.

Spreekt de klant bijvoorbeeld af vrijdag te betalen? Bevestig dat na het telefoongesprek per e-mail.

Verstuur daarna een duidelijke aanmaning

Wanneer een vriendelijke herinnering en persoonlijk contact niets opleveren, wordt het tijd om formeler te worden.

In een aanmaning vermeld je in ieder geval:

• het openstaande bedrag
• factuurnummer en factuurdatum
• oorspronkelijke vervaldatum
• nieuwe uiterste betaaldatum
• mogelijke vervolgstappen wanneer betaling uitblijft

Bij consumenten gelden specifieke regels voordat incassokosten in rekening mogen worden gebracht. Een consument moet eerst een betalingsherinnering krijgen met een wettelijke betalingstermijn van 14 dagen.

Lever je vooral aan bedrijven? Dan gelden andere regels en spelen onder andere de overeenkomst, algemene voorwaarden en wettelijke handelsrente een rol.

Wanneer schakel je een incassobureau in?

Een klant die structureel niet reageert of gemaakte betalingsafspraken niet nakomt, kost steeds meer tijd.

Op een bepaald moment is zelf blijven mailen niet meer effectief.

Je kunt de vordering dan uit handen geven aan een incassobureau.

Een incassobureau probeert de betaling namens jou te innen. Mocht betaling uiteindelijk nog steeds uitblijven, dan kan in een volgende fase een gerechtsdeurwaarder of gerechtelijke procedure nodig zijn.

Laat je bij grotere of betwiste vorderingen juridisch adviseren voordat je verdere stappen zet.

Voorkomen is beter dan achter je geld aan gaan

Niet iedere onbetaalde factuur is te voorkomen, maar goede afspraken verminderen het risico aanzienlijk.

Leg daarom vóór een opdracht vast:

• wat je levert
• wat het kost
• wanneer je factureert
• welke betalingstermijn geldt
• wat er gebeurt bij te late betaling

Bij grotere opdrachten kun je ook met een voorschot of deelbetalingen werken.

Een opdracht van €10.000 volledig uitvoeren voordat er één euro is betaald brengt nu eenmaal meer risico met zich mee dan bijvoorbeeld 30% vooraf en betalingen per projectfase.

Houd openstaande facturen actief bij

Problemen ontstaan vaak wanneer facturen pas weken na de vervaldatum worden opgemerkt.

Maak er daarom een gewoonte van om minimaal één keer per week te controleren welke facturen nog openstaan.

Hoe eerder je opvolgt, hoe normaler het gesprek voelt.

Een herinnering één dag na de vervaldatum komt professioneel over. Een herinnering drie maanden later wekt eerder de indruk dat je zelf je administratie niet op orde hebt.

Houd klantgegevens en documenten bij elkaar

Wanneer je meerdere klanten hebt, helpt het als contactgegevens, offertes, facturen en andere documenten niet verspreid over verschillende mappen en mailboxen staan.

Binnen SmarterStart kun je klantgegevens vastleggen en documenten vanuit de klantomgeving maken en terugvinden.

Daardoor zie je sneller welke documenten bij welke klant horen en hoef je niet telkens opnieuw gegevens bij elkaar te zoeken.

Een openstaande factuur is ook een klantmoment

Achter je geld aangaan is nooit het leukste onderdeel van ondernemen.

Toch kun je dit proces professioneel aanpakken zonder direct de klantrelatie te beschadigen.

Begin vriendelijk, communiceer duidelijk en word pas formeler wanneer dat nodig is.

En vooral: laat openstaande facturen niet te lang liggen.