c36de660

Factuur niet betaald? Dit kun je als zzp’er doen

Tue, 18 Aug 2026 08:00:31 GMT

Factuur niet betaald? Dit kun je als zzp’er doen

Je hebt het werk uitgevoerd, de factuur verstuurd en de betalingstermijn is inmiddels voorbij.

Geen betaling.

Dat is vervelend, maar het betekent niet direct dat je een incassobureau hoeft in te schakelen. In veel gevallen is een vergeten factuur, een administratieve fout of een verkeerde contactpersoon de oorzaak.

Met een duidelijke aanpak vergroot je de kans dat je alsnog snel wordt betaald.

Controleer eerst je eigen factuur

Voordat je contact opneemt met de klant is het verstandig om je factuur nog één keer te controleren.

Klopt het factuuradres?
Heb je de factuur naar de juiste contactpersoon gestuurd?
Staat het rekeningnummer correct vermeld?
Is de afgesproken betalingstermijn verstreken?

Controleer ook of de klant misschien al heeft betaald onder een andere omschrijving.

Dat klinkt vanzelfsprekend, maar voorkomt een ongemakkelijk telefoontje wanneer de betaling uiteindelijk toch gewoon blijkt te zijn ontvangen.

Begin met een vriendelijke herinnering

Is de vervaldatum daadwerkelijk verstreken? Stuur dan eerst een vriendelijke betalingsherinnering.

Hou die kort.

Vermeld om welke factuur het gaat, wanneer de betalingstermijn is verstreken en welk bedrag nog openstaat. Voeg de oorspronkelijke factuur opnieuw toe.

Een formulering als:

"Volgens onze administratie staat onderstaande factuur nog open. Mogelijk is deze aan je aandacht ontsnapt."

is meestal voldoende.

Je geeft de klant daarmee de mogelijkheid om het probleem eenvoudig op te lossen zonder dat de relatie direct onder druk komt te staan.

Neem persoonlijk contact op

Blijft een reactie uit? Pak dan de telefoon.

Een kort gesprek levert vaak meer op dan meerdere automatische e-mails.

Misschien is de factuur intern niet goedgekeurd.
Misschien ontbreekt een inkoopnummer.
Misschien heeft de klant tijdelijk een cashflowprobleem.

Hoe eerder je weet wat er speelt, hoe makkelijker je kunt bepalen wat een passende vervolgstap is.

Leg gemaakte afspraken vervolgens wel schriftelijk vast.

Spreekt de klant bijvoorbeeld af vrijdag te betalen? Bevestig dat na het telefoongesprek per e-mail.

Verstuur daarna een duidelijke aanmaning

Wanneer een vriendelijke herinnering en persoonlijk contact niets opleveren, wordt het tijd om formeler te worden.

In een aanmaning vermeld je in ieder geval:

het openstaande bedrag
factuurnummer en factuurdatum
oorspronkelijke vervaldatum
nieuwe uiterste betaaldatum
mogelijke vervolgstappen wanneer betaling uitblijft

Bij consumenten gelden specifieke regels voordat incassokosten in rekening mogen worden gebracht. Een consument moet eerst een betalingsherinnering krijgen met een wettelijke betalingstermijn van 14 dagen.

Lever je vooral aan bedrijven? Dan gelden andere regels en spelen onder andere de overeenkomst, algemene voorwaarden en wettelijke handelsrente een rol.

Wanneer schakel je een incassobureau in?

Een klant die structureel niet reageert of gemaakte betalingsafspraken niet nakomt, kost steeds meer tijd.

Op een bepaald moment is zelf blijven mailen niet meer effectief.

Je kunt de vordering dan uit handen geven aan een incassobureau.

Een incassobureau probeert de betaling namens jou te innen. Mocht betaling uiteindelijk nog steeds uitblijven, dan kan in een volgende fase een gerechtsdeurwaarder of gerechtelijke procedure nodig zijn.

Laat je bij grotere of betwiste vorderingen juridisch adviseren voordat je verdere stappen zet.

Voorkomen is beter dan achter je geld aan gaan

Niet iedere onbetaalde factuur is te voorkomen, maar goede afspraken verminderen het risico aanzienlijk.

Leg daarom vóór een opdracht vast:

wat je levert
wat het kost
wanneer je factureert
welke betalingstermijn geldt
wat er gebeurt bij te late betaling

Bij grotere opdrachten kun je ook met een voorschot of deelbetalingen werken.

Een opdracht van €10.000 volledig uitvoeren voordat er één euro is betaald brengt nu eenmaal meer risico met zich mee dan bijvoorbeeld 30% vooraf en betalingen per projectfase.

Houd openstaande facturen actief bij

Problemen ontstaan vaak wanneer facturen pas weken na de vervaldatum worden opgemerkt.

Maak er daarom een gewoonte van om minimaal één keer per week te controleren welke facturen nog openstaan.

Hoe eerder je opvolgt, hoe normaler het gesprek voelt.

Een herinnering één dag na de vervaldatum komt professioneel over. Een herinnering drie maanden later wekt eerder de indruk dat je zelf je administratie niet op orde hebt.

Houd klantgegevens en documenten bij elkaar

Wanneer je meerdere klanten hebt, helpt het als contactgegevens, offertes, facturen en andere documenten niet verspreid over verschillende mappen en mailboxen staan.

Binnen SmarterStart kun je klantgegevens vastleggen en documenten vanuit de klantomgeving maken en terugvinden.

Daardoor zie je sneller welke documenten bij welke klant horen en hoef je niet telkens opnieuw gegevens bij elkaar te zoeken.

Een openstaande factuur is ook een klantmoment

Achter je geld aangaan is nooit het leukste onderdeel van ondernemen.

Toch kun je dit proces professioneel aanpakken zonder direct de klantrelatie te beschadigen.

Begin vriendelijk, communiceer duidelijk en word pas formeler wanneer dat nodig is.

En vooral: laat openstaande facturen niet te lang liggen.

Inkomstenbelasting als zzp’er in 2026: hoeveel moet je opzijzetten?

Thu, 13 Aug 2026 08:00:05 GMT

Inkomstenbelasting als zzp’er in 2026: hoeveel moet je opzijzetten?

Er komt €5.000 binnen op je zakelijke rekening. Dat voelt als omzet die je kunt gebruiken, maar als ondernemer is niet alles wat binnenkomt ook daadwerkelijk van jou.

Naast zakelijke kosten moet je rekening houden met btw en inkomstenbelasting.

Vooral die inkomstenbelasting zorgt bij startende ondernemers regelmatig voor verrassingen. Als niemand maandelijks belasting voor je inhoudt, moet je daar namelijk zelf rekening mee houden.

Hoeveel moet je in 2026 ongeveer reserveren?

Je betaalt inkomstenbelasting over je winst

Een veelgemaakte fout is om inkomstenbelasting te berekenen over de omzet.

Stel:

Je draait €60.000 omzet en hebt €15.000 aan aftrekbare zakelijke kosten.

Dan blijft er €45.000 winst over.

Die winst vormt het vertrekpunt voor de berekening van je inkomstenbelasting. Vervolgens kunnen afhankelijk van jouw situatie nog ondernemersaftrek en andere fiscale regelingen van toepassing zijn.

In 2026 kent box 1 voor mensen die de AOW-leeftijd nog niet hebben bereikt drie tarieven: 35,75% tot €38.883, 37,56% over het gedeelte tussen €38.883 en €78.426 en 49,50% daarboven. Dat betekent niet dat je simpelweg dat percentage over je volledige winst betaalt. Onder andere aftrekposten en heffingskortingen beïnvloeden het uiteindelijke bedrag.

Welke aftrekposten zijn er in 2026?

Ben je ondernemer voor de inkomstenbelasting en voldoe je aan het urencriterium? Dan kan onder andere de zelfstandigenaftrek van toepassing zijn.

In 2026 bedraagt die €1.200.

Starters die aan de voorwaarden voldoen, kunnen daarnaast een startersaftrek van €2.123 krijgen.

Na toepassing van de ondernemersaftrek kan ook de mkb-winstvrijstelling gelden. Deze bedraagt in 2026 12,7% van de winst nadat de ondernemersaftrek ervan is afgetrokken.

Let op: niet iedereen met een KVK-inschrijving wordt automatisch als ondernemer voor de inkomstenbelasting gezien. Ook gelden voor verschillende aftrekposten aparte voorwaarden.

Vergeet de bijdrage Zvw niet

Naast inkomstenbelasting kun je als ondernemer ook een inkomensafhankelijke bijdrage voor de Zorgverzekeringswet betalen.

Voor 2026 bedraagt deze bijdrage 4,85%, tot het geldende maximumbijdrage-inkomen. Heb je daarnaast inkomen uit loondienst, dan kan de berekening anders uitpakken.

Dat is een belangrijke reden waarom alleen naar de percentages van de inkomstenbelasting kijken geen volledig beeld geeft.

Hoeveel kun je het beste opzijzetten?

Er bestaat geen percentage dat voor iedere zzp’er precies goed is.

Je winst, andere inkomsten, aftrekposten, leeftijd en persoonlijke situatie spelen allemaal mee.

Als praktische buffer gebruiken ondernemers daarom vaak een percentage van hun winst , niet van hun omzet.

Voor veel starters kan ongeveer 30% een eerste uitgangspunt zijn. Verwacht je een hogere winst, heb je weinig aftrekposten of verdien je daarnaast bijvoorbeeld salaris uit loondienst, dan kan het verstandig zijn richting 35% tot 40% te reserveren.

Dat is nadrukkelijk een buffer en geen belastingberekening.

Een simpele werkwijze is bijvoorbeeld:

Je factureert €4.000 exclusief btw in een maand.

Na je zakelijke kosten blijft €3.000 winst over.

Reserveer je daarvan 30%, dan zet je €900 apart voor belastingen.

Blijkt later dat je minder hoeft af te dragen, dan houd je geld over. Dat is doorgaans prettiger dan na je aangifte onverwacht duizenden euro’s te moeten vrijmaken.

Houd btw en inkomstenbelasting uit elkaar

Btw die je van klanten ontvangt, hoort in principe niet bij je omzet.

Stuur je een factuur van €1.000 exclusief 21% btw, dan betaalt je klant €1.210.

Die €210 moet je niet behandelen alsof het winst is.

Een aparte spaarrekening voor belasting kan hierbij helpen. Je kunt daar bijvoorbeeld ontvangen btw en je reservering voor inkomstenbelasting naartoe overboeken.

Zo geeft het saldo op je normale zakelijke rekening een realistischer beeld van wat daadwerkelijk beschikbaar is.

Een voorlopige aanslag kan rust geven

Je hoeft niet per se te wachten totdat het jaar voorbij is.

Bij de Belastingdienst kun je een voorlopige aanslag aanvragen. Op basis van je verwachte inkomen betaal je dan gedurende het jaar alvast belasting.

Verandert je winst sterk? Dan kun je de voorlopige aanslag aanpassen.

Dat kan prettig zijn wanneer je liever maandelijks betaalt dan één groot bedrag na afloop van het jaar.

Houd gedurende het jaar zicht op je winst

Hoe beter je administratie wordt bijgehouden, hoe makkelijker het wordt om belasting te reserveren.

Wanneer je pas in maart van het volgende jaar ontdekt hoeveel winst je hebt gemaakt, ben je eigenlijk te laat met plannen.

Controleer daarom bijvoorbeeld iedere maand:

hoeveel omzet je hebt gemaakt
hoeveel zakelijke kosten je hebt
wat je geschatte winst is
hoeveel belasting je al hebt gereserveerd

Zo groeit je belastingpot mee met je onderneming.

Minder verrassingen bij je aangifte

Belasting betalen hoort bij ondernemen. Een onverwachte belastingaanslag hoeft daar niet bij te horen.

Door vanaf je eerste omzet geld te reserveren, je administratie actueel te houden en gedurende het jaar naar je winst te kijken, voorkom je dat belastinggeld ongemerkt wordt uitgegeven.

Heb je vragen over inkomstenbelasting, zakelijke kosten of andere ondernemerszaken? Binnen SmarterStart kun je betrouwbare informatie raadplegen en je ondernemersvragen op één plek uitzoeken.

Kennisbank voor ondernemers: betrouwbare informatie op één plek

Tue, 11 Aug 2026 08:00:06 GMT

Kennisbank voor ondernemers: betrouwbare informatie op één plek

Als ondernemer kom je bijna dagelijks vragen tegen. Wanneer moet ik btw-aangifte doen? Welke zakelijke kosten mag ik aftrekken? Wat moet er op een factuur staan? En hoe lang moet ik mijn administratie eigenlijk bewaren?

Het antwoord is meestal ergens online te vinden. Het probleem is vooral: waar?

Een zoekopdracht levert al snel tientallen websites, oude artikelen, forums en commerciële pagina’s op. De ene website zegt iets anders dan de andere en voordat je het weet ben je twintig minuten verder zonder dat je echt zeker weet of het antwoord klopt.

Daarom hebben we binnen SmarterStart een kennisbank voor ondernemers ingericht.

Ondernemen brengt veel vragen met zich mee

Zeker wanneer je net begint, krijg je in korte tijd met veel verschillende onderwerpen te maken.

Je schrijft je bedrijf in, opent misschien een zakelijke rekening, maakt je eerste offerte, verstuurt facturen en krijgt vervolgens te maken met administratie en belastingaangiften.

Later komen daar nieuwe vragen bij. Bijvoorbeeld over klanten, zakelijke kosten, contracten, personeel of groei.

Je hoeft niet overal direct specialist in te worden. Het is vooral belangrijk dat je betrouwbare informatie snel kunt vinden wanneer je die nodig hebt.

Betrouwbare informatie als uitgangspunt

Online is ontzettend veel informatie over ondernemen beschikbaar. Maar niet iedere bron is even betrouwbaar of actueel.

Daarom ligt binnen de SmarterStart Kennisbank de nadruk op informatie van betrouwbare bronnen, zoals de Belastingdienst, Kamer van Koophandel en Rijksoverheid.

Dat betekent niet dat je door pagina’s vol juridische of fiscale teksten hoeft te zoeken. Juist de praktische vertaling is belangrijk.

Wat betekent een regel voor jouw bedrijf?
Wanneer moet je iets regelen?
Waar moet je rekening mee houden?

Zo wordt informatie bruikbaar in plaats van alleen informatief.

Informatie over onderwerpen die je als ondernemer tegenkomt

De kennisbank is opgebouwd rond onderwerpen waar ondernemers in de praktijk mee te maken krijgen.

Denk bijvoorbeeld aan:

ondernemen en starten
administratie
belastingen en btw
financiering
juridische onderwerpen
personeel
digitale tools en bedrijfsvoering

Je hoeft daardoor niet telkens vanaf nul te beginnen met zoeken.

Wil je bijvoorbeeld weten hoe voorbelasting werkt? Dan zoek je gericht binnen het onderwerp btw. Wil je weten hoe lang je facturen moet bewaren? Dan vind je dat binnen administratie.

Bewaar informatie die voor jouw bedrijf belangrijk is

Niet iedere ondernemer heeft dezelfde informatie nodig.

Een zelfstandig adviseur heeft andere vragen dan een webshop, schilder of klein marketingbureau. Daarom kun je binnen SmarterStart artikelen die voor jouw onderneming interessant zijn bewaren.

Zo ontstaat geleidelijk een persoonlijke verzameling van informatie die je vaker nodig hebt.

Dat voorkomt dat je maanden later opnieuw moet zoeken naar een artikel waarvan je dacht: waar had ik dat ook alweer gelezen?

Van informatie naar actie

Alleen weten hoe iets werkt is niet altijd genoeg.

Stel dat je leest dat je administratie overzichtelijk moet worden bijgehouden. Dan wil je vervolgens misschien weten welke documenten je moet bewaren.

Of je leest over factuureisen en wilt daarna direct een goede factuur maken.

Juist daar komen de verschillende onderdelen van SmarterStart samen.

Naast de kennisbank kun je binnen SmarterStart onder andere klantgegevens beheren, zakelijke documenten maken en ondernemersvragen stellen aan de persoonlijke assistent.

De kennisbank geeft je daarmee een uitgangspunt, waarna je verder kunt met wat er daadwerkelijk moet gebeuren.

Minder zoeken geeft meer rust

Ondernemen bestaat voor een groot deel uit beslissingen nemen.

Sommige zijn groot, maar verrassend veel tijd gaat zitten in kleine vragen:

Moet ik dit bewaren?

Mag ik dit aftrekken?

Wanneer moet ik dit aangeven?

Waar stond die informatie ook alweer?

Los van elkaar kosten die vragen misschien maar een paar minuten.

Bij elkaar opgeteld loopt dat behoorlijk op.

Een centrale kennisbank voorkomt niet dat je vragen krijgt, maar zorgt er wel voor dat je sneller verder kunt.

Ondernemerskennis overzichtelijk bij elkaar

SmarterStart is ontwikkeld om belangrijke onderdelen van je onderneming dichter bij elkaar te brengen.

Geen verzameling losse documenten, opgeslagen links en tientallen tabbladen, maar één omgeving waarin je informatie kunt vinden en bewaren.

Zo besteed je minder tijd aan zoeken en meer tijd aan ondernemen.

Ontdek de kennisbank van SmarterStart en bewaar de informatie die voor jouw onderneming belangrijk is.

Offerte & Factuur maken als zzp’er? Gratis voorbeeld + uitleg

Fri, 07 Aug 2026 08:00:09 GMT

Offerte & Factuur maken als zzp’er? Gratis voorbeeld + uitleg

Je hebt een opdracht afgerond en wilt daarvoor een factuur versturen. Je opent een oud document, zoekt de gegevens van je klant op en past handmatig het factuurnummer, de omschrijving en de bedragen aan.

Bij je eerste facturen lijkt dat misschien nog prima te werken. Zodra je meer klanten krijgt, wordt deze werkwijze al snel onoverzichtelijk. Je gebruikt per ongeluk een oud adres, vergeet het factuurnummer aan te passen of moet steeds opnieuw dezelfde bedrijfsgegevens invoeren.

Vaak begint een opdracht bovendien met een offerte. Na akkoord voer je de werkzaamheden uit en maak je vervolgens een factuur. Wanneer je offertes en facturen los van elkaar bewaart, moet je informatie steeds opnieuw opzoeken en overnemen.

Een professionele factuur maken hoeft niet ingewikkeld te zijn. In deze blog lees je welke gegevens op een factuur horen te staan, krijg je een gratis voorbeeld en ontdek je hoe je vanuit de klantkaart in SmarterStart offertes en facturen maakt.

Waarom een duidelijke factuur belangrijk is

Een factuur is meer dan alleen een verzoek om te betalen. Je legt ermee vast welke producten of diensten je hebt geleverd, welk bedrag de klant moet betalen en wanneer je de betaling verwacht.

Een duidelijke factuur helpt je om:

misverstanden over werkzaamheden en bedragen te voorkomen
professioneel over te komen bij je klant
je inkomsten overzichtelijk bij te houden
sneller vragen van klanten te beantwoorden
je administratie en btw-aangifte goed voor te breiden

Ontbreken er gegevens of staat er een fout op de factuur?

Dan kan de klant vragen om een aangepaste versie.

Dat kost extra tijd en kan de betaling vertragen.

Welke gegevens moeten op een factuur staan?

Op een normale btw-factuur vermeld je onder andere:

je volledige bedrijfsnaam en adres
de volledige naam en het adres van je klant
je KVK-nummer
je btw-identificatienummer
een uniek en opvolgend factuurnummer
de factuurdatum
de datum waarop je de producten of diensten hebt geleverd
een duidelijke omschrijving van de geleverde producten of diensten
het aantal producten, uren of andere geleverde eenheden
het bedrag exclusief btw
het toegepaste btw-tarief
het btw-bedrag
het totaalbedrag inclusief btw

De Belastingdienst stelt eisen aan de informatie die op een btw-factuur moet staan. Ieder factuurnummer mag bovendien maar één keer worden gebruikt.

Daarnaast is het verstandig om je rekeningnummer, betaaltermijn en een duidelijke betalingsomschrijving toe te voegen. Daarmee maak je het voor de klant zo eenvoudig mogelijk om de factuur correct te betalen.

Gratis voorbeeld van een factuur voor zzp’ers

Onderstaand voorbeeld kun je gebruiken als basis voor je eigen factuur.

Maak een offerte of factuur vanuit de klantkaart

Wanneer je offertes en facturen handmatig maakt, voer je telkens opnieuw dezelfde klantgegevens in. Je zoekt het adres op, kopieert het e-mailadres uit je mailbox en controleert of je wel het juiste document hebt geopend.

Met het klantbeheer van SmarterStart leg je de gegevens van iedere klant één keer vast. Vanuit de klantkaart kun je vervolgens direct een offerte of factuur voor die klant aanmaken.

De opgeslagen klantgegevens worden automatisch overgenomen. Je hoeft daardoor niet iedere keer opnieuw de bedrijfsnaam, contactpersoon en adresgegevens in te voeren.

Dat bespaart tijd en verkleint de kans dat gegevens van verschillende klanten door elkaar raken.

Lees ook: Klantbeheer voor startende ondernemers: zo houd je overzicht vanaf je eerste klant.

Van offerte naar professionele factuur

Veel opdrachten beginnen met een offerte. Hierin leg je vast welke werkzaamheden je gaat uitvoeren, wat deze werkzaamheden kosten en welke voorwaarden van toepassing zijn.

Vanuit de klantkaart kies je het document dat je wilt maken. Je kunt eerst een offerte opstellen en na akkoord vanuit dezelfde klantkaart een factuur voor de uitgevoerde opdracht maken.

Bij het opstellen van een offerte of factuur vul je bijvoorbeeld in:

de aangeboden of geleverde dienst
het verkochte product
het aantal gewerkte uren of geleverde producten
het afgesproken tarief
een eventuele korting
het juiste btw-tarief
de geldigheidsduur van de offerte
de betaaltermijn van de factuur
een aanvullende toelichting of voorwaarde

Omdat de klantgegevens al klaarstaan, kun je je volledig richten op de inhoud van het document.

Na het maken blijft het document gekoppeld aan de betreffende klantkaart.

Zo kun je later eenvoudig terugvinden welke offertes, facturen en andere documenten je voor deze klant hebt opgesteld.

Maak offertes en facturen in je eigen huisstijl

Een offerte of factuur moet inhoudelijk kloppen, maar mag er ook professioneel uitzien. Een herkenbare huisstijl laat zien dat het document echt bij jouw onderneming hoort.

In SmarterStart kun je je documenten aanpassen met:

je eigen bedrijfslogo
je eigen huisstijlkleuren
vaste bedrijfs- en betaalgegevens
aangepaste teksten en documentregels
eigen voorwaarden en aanvullende opmerkingen

Deze instellingen hoef je niet bij ieder nieuw document opnieuw toe te voegen. Zo krijgen je offertes, facturen en andere zakelijke documenten steeds dezelfde professionele uitstraling.

Deel je offerte of factuur via e-mail of WhatsApp

Is je offerte of factuur klaar?

Dan kies je zelf hoe je het document wilt delen.

Op desktop kun je direct je e-mailprogramma openen. De juiste geadresseerde en een vooraf opgemaakte begeleidende tekst staan al voor je klaar. Je hoeft alleen nog de PDF toe te voegen, de e-mail te controleren en op verzenden te klikken. Op je telefoon kun je WhatsApp openen om het document met je klant te delen.

Je hoeft daardoor niet opnieuw het e-mailadres op te zoeken of iedere keer zelf een volledige begeleidende tekst te schrijven. Dat scheelt meerdere handmatige stappen.

Wanneer moet je een factuur versturen?

Wanneer je verplicht bent een factuur uit te reiken, verstuur je deze voor de btw-administratie uiterlijk op de vijftiende dag van de maand die volgt op de maand waarin je de producten of diensten hebt geleverd.

Heb je bijvoorbeeld op 20 juli werkzaamheden uitgevoerd? Dan verstuur je de factuur uiterlijk op 15 augustus. Eerder factureren is meestal verstandiger, omdat je betaaltermijn dan ook eerder begint.

Wat zet je op de factuur als je de KOR gebruikt?

Maak je gebruik van de kleineondernemersregeling ?

Dan bereken je geen btw aan je klanten en vermeld je geen btw-bedrag op de factuur.

Je bent voor de btw niet in alle situaties verplicht om een factuur uit te reiken. Maak je toch een factuur, vermeld dan dat je gebruikmaakt van de kleineondernemersregeling en dat een btw-vrijstelling van toepassing is.

Controleer bij bijzondere situaties altijd welke regels voor jouw onderneming gelden. Denk bijvoorbeeld aan buitenlandse klanten, verlegde btw of andere btw-vrijstellingen.

Hoe lang moet je facturen bewaren?

Facturen die je verstuurt en ontvangt, horen bij je administratie. In de meeste gevallen bewaar je deze zeven jaar. Voor facturen die betrekking hebben op onroerende zaken geldt een bewaartermijn van tien jaar. Digitale facturen bewaar je digitaal en in de vorm waarin je ze hebt verstuurd of ontvangen.

Door facturen direct aan de juiste klant te koppelen, kun je ze later sneller terugvinden.

Je hoeft dan niet te zoeken in losse mappen, downloads of verschillende versies van hetzelfde bestand.

Veelgemaakte fouten bij het maken van facturen

Controleer voor het versturen vooral de volgende onderdelen:

Is het factuurnummer uniek en correct?
Kloppen de naam en adresgegevens van de klant?
Zijn de factuurdatum en leverdatum juist?
Heb je het juiste btw-tarief gebruikt?
Is duidelijk omschreven wat je hebt geleverd?
Staat je rekeningnummer op de factuur?
Is de betaaltermijn duidelijk?
Kloppen je eigen bedrijfsgegevens en je logo?
Komt de factuur overeen met de gemaakte afspraken of geaccepteerde offerte?

Door met vaste klantgegevens en een vooraf ingestelde documentopmaak te werken, hoef je veel van deze informatie niet iedere keer opnieuw in te voeren.

Minder tijd kwijt aan offertes en facturen

Een professionele offerte of factuur maken hoeft geen terugkerende klus vol zoekwerk, kopiëren en handmatige controles te zijn.

Met SmarterStart:

bewaar je klantgegevens centraal;
maak je offertes en facturen vanuit de klantkaart;
worden klantgegevens automatisch ingevuld
pas je documenten aan met je eigen logo en kleuren
houd je offertes, facturen en andere documenten per klant bij elkaar
deel je documenten eenvoudiger via e-mail of WhatsApp

Zo besteed je minder tijd aan administratieve handelingen en meer tijd aan je klanten en je onderneming.

Zelf een professionele offerte of factuur maken vanuit je klantkaart?

Probeer SmarterStart 14 dagen gratis , zonder betaalgegevens.

Klantbeheer voor startende ondernemers: zo houd je overzicht vanaf je eerste klant

Mon, 03 Aug 2026 08:00:14 GMT

Je eerste klant binnenhalen voelt als een mijlpaal. Maar zodra je onderneming groeit, groeit ook de administratie. Contactgegevens raken verspreid over e-mails en notities, offertes staan in verschillende mappen en bij iedere factuur voer je dezelfde klantgegevens opnieuw in.

Dat kost tijd, vergroot de kans op fouten en maakt het lastiger om professioneel te werken. Met het klantbeheer van SmarterStart bewaar je alles overzichtelijk op één plek en maak je vanuit iedere klantkaart direct professionele documenten.

Eén centrale plek voor al je klantgegevens

Voor iedere klant maak je in SmarterStart een overzichtelijke klantkaart aan. Hier leg je onder andere de bedrijfsnaam, contactpersoon, adresgegevens, e-mailadres en andere relevante informatie vast.

Je hoeft klantgegevens daardoor maar één keer correct in te voeren. Daarna kun je ze steeds opnieuw gebruiken bij het maken van documenten. Geen losse spreadsheets, geen gegevens kopiëren uit oude facturen en geen zoektocht door je mailbox.

Zo heb je sneller de juiste informatie bij de hand en houd je meer tijd over voor je klanten en je onderneming.

Maak direct documenten vanuit de klantkaart

Vanuit de klantkaart kun je meteen een nieuw document voor de betreffende klant aanmaken. De opgeslagen gegevens worden automatisch overgenomen, zodat je niet iedere keer opnieuw de naam, het adres en de contactgegevens hoeft in te vullen.

Met SmarterStart kun je onder andere werken met:

offertes
facturen
overeenkomsten
opdrachtbevestigingen
zakelijke correspondentie
andere ondernemersdocumenten

Alle documenten blijven gekoppeld aan de juiste klant. Hierdoor zie je eenvoudig wat je eerder hebt aangemaakt en houd je het volledige klantdossier overzichtelijk bij elkaar.

Van aanvraag naar offerte in minder stappen

Een potentiële klant vraagt om een prijsopgave. In plaats van een oud Word-bestand te zoeken en alle gegevens handmatig aan te passen, open je de klantkaart in SmarterStart en maak je direct een nieuwe offerte.

De klantgegevens staan al klaar. Je hoeft alleen nog je producten, diensten, bedragen en aanvullende afspraken toe te voegen. Is de offerte compleet? Dan kun je het document eenvoudig downloaden en delen met de klant.

Zo doorloop je het hele proces vanuit één omgeving:

Voeg de klant toe
Maak een offerte of ander document
Controleer de inhoud
Deel het document via WhatsApp of e-mail
Vind het document later eenvoudig terug op de klantkaart

Dat werkt sneller, voorkomt dubbel werk en verkleint de kans dat je per ongeluk verouderde of verkeerde gegevens gebruikt.

Professionele documenten in je eigen huisstijl

Een goede offerte of factuur moet niet alleen duidelijk zijn, maar ook passen bij de uitstraling van jouw onderneming. Daarom kun je de documenten in SmarterStart aanpassen aan je eigen huisstijl.

Voeg je eigen logo toe, kies je kleurstelling en pas de inhoud en regels aan op jouw werkwijze. Zo maak je documenten die herkenbaar zijn voor jouw bedrijf en professioneel overkomen bij de klant.

Je kunt bijvoorbeeld werken met:

je eigen bedrijfslogo
eigen huisstijlkleuren
vaste bedrijfs- en betaalgegevens
aangepaste teksten en documentregels
voorwaarden en aanvullende opmerkingen
een consistente uitstraling voor verschillende documenten

Ook als je net bent gestart, presenteer je jouw onderneming daarmee professioneel en betrouwbaar.

Deel documenten sneller via WhatsApp of e-mail

Wanneer je document klaar is, kies je zelf hoe je het wilt delen. Op je telefoon kun je direct WhatsApp openen. Op desktop wordt je e-mailprogramma geopend met de juiste geadresseerde en een vooraf opgemaakte tekst.

Je hoeft vervolgens alleen nog de PDF toe te voegen en op verzenden te klikken. Je hoeft dus niet opnieuw het e-mailadres van de klant op te zoeken of zelf een volledige begeleidende tekst te schrijven.

Dat scheelt meerdere handmatige stappen en maakt het makkelijker om een offerte, factuur of ander document snel bij de juiste klant te krijgen.

Goed klantbeheer groeit met je onderneming mee

Bij één of twee klanten lijkt een los bestand misschien nog voldoende. Maar zodra je meer klanten krijgt, ontstaan al snel verschillende versies, documenten en contactmomenten.

Door vanaf je eerste klant met een centrale klantomgeving te werken, bouw je direct een professionele structuur op. Je hoeft later geen verspreide gegevens samen te voegen of je volledige administratie opnieuw in te richten.

SmarterStart helpt je om:

klantgegevens centraal te bewaren
minder gegevens handmatig over te nemen
documenten sneller op te stellen
professioneel voor de dag te komen
documenten eenvoudiger te delen
alle klantdocumenten snel terug te vinden

Minder administratie, meer tijd om te ondernemen

Goed klantbeheer hoeft niet ingewikkeld te zijn. Met SmarterStart beheer je klanten, maak je professionele documenten in je eigen huisstijl en deel je deze eenvoudig via WhatsApp of e-mail.

Zo besteed je minder tijd aan zoeken, kopiëren en opnieuw invoeren. En houd je meer tijd over voor waar het echt om draait: klanten helpen en je bedrijf laten groeien.

Ontdek hoe eenvoudig klantbeheer kan zijn en probeer SmarterStart 14 dagen gratis.

Welke zakelijke kosten zijn aftrekbaar? 15 voorbeelden voor startende ondernemers

Fri, 31 Jul 2026 06:00:03 GMT

Welke zakelijke kosten zijn aftrekbaar? 15 voorbeelden voor startende ondernemers

Zakelijke kosten verlagen je winst. Daardoor betaal je uiteindelijk mogelijk minder inkomstenbelasting.

Maar niet iedere aankoop die je als ondernemer doet, is automatisch aftrekbaar. De hoofdregel is dat kosten een zakelijk karakter moeten hebben. Kosten die uitsluitend privé zijn, mag je niet aftrekken. Bij gemengde kosten kan alleen het zakelijke deel aftrekbaar zijn.

Hieronder vind je vijftien veelvoorkomende kostenposten voor startende ondernemers.

1. Inschrijving bij KVK

De kosten voor je inschrijving in het Handelsregister maak je om je onderneming te kunnen starten. Verwerk het betaalbewijs daarom in je administratie.

2. Zakelijke website en domeinnaam

Kosten voor je website zijn doorgaans zakelijk wanneer je de website voor je onderneming gebruikt.

Denk aan:

domeinregistratie
hosting
websitebouw
onderhoud
zakelijke e-mail
betaalde plug-ins
beveiligingscertificaten

Laat je een uitgebreide website bouwen die meerdere jaren wordt gebruikt? Dan kan de uitgave mogelijk als investering worden behandeld in plaats van als directe kostenpost.

3. Boekhoudsoftware

Abonnementen voor boekhoudprogramma’s, facturatiesoftware en kassasystemen zijn zakelijk wanneer je ze voor je administratie gebruikt.

Ook kosten voor een boekhouder, accountant of belastingadviseur kunnen zakelijk zijn.

4. Laptop, computer en apparatuur

Een laptop, monitor, printer, camera of ander apparaat kan zakelijk aftrekbaar zijn wanneer je het voor je onderneming gebruikt.

Gebruik je het apparaat ook privé? Dan moet je rekening houden met het privégebruik.

Bij duurdere bedrijfsmiddelen die meerdere jaren meegaan, kun je de kosten meestal niet altijd volledig in één jaar aftrekken. Je verwerkt de kosten dan via afschrijving.

5. Telefoon en internet

Een volledig zakelijk telefoonabonnement kan als zakelijke kosten worden verwerkt.

Gebruik je een privéabonnement ook zakelijk? Dan is alleen het aantoonbare zakelijke gedeelte aftrekbaar. Voor privégebruik geldt geen aftrek.

Hetzelfde uitgangspunt geldt voor internetkosten.

6. Online software en abonnementen

Software die noodzakelijk of nuttig is voor je bedrijf kan zakelijk aftrekbaar zijn.

Voorbeelden zijn:

ontwerpprogramma’s
projectmanagementsoftware
cloudopslag
CRM-systemen
planningssoftware
videobeldiensten
AI-software
beveiligingssoftware

Let bij buitenlandse softwareleveranciers goed op de btw-behandeling. Op de factuur kan bijvoorbeeld staan dat de btw is verlegd.

7. Marketing en advertenties

Kosten die je maakt om klanten te bereiken zijn doorgaans zakelijk.

Denk aan:

Google Ads
socialmedia-advertenties
drukwerk
visitekaartjes
fotografie
videoproductie
zoekmachineoptimalisatie
sponsoring met een aantoonbaar zakelijk doel

Bewaar naast de factuur eventueel ook informatie over de campagne. Daarmee kun je het zakelijke karakter beter onderbouwen.

8. Kantoorartikelen

Artikelen die je voor je werkzaamheden gebruikt, kunnen zakelijke kosten zijn.

Voorbeelden zijn:

papier
pennen
cartridges
verzendmateriaal
ordners
notitieboeken
kabels
kleine kantooraccessoires

9. Werkruimte buitenshuis

Huur je een kantoor, werkplaats, studio of flexplek? Dan zijn de kosten doorgaans zakelijk wanneer je de ruimte voor je onderneming gebruikt.

Denk naast de huur ook aan:

servicekosten
elektriciteit
schoonmaak
zakelijke verzekeringen
inrichting
internet

10. Werkruimte in je eigen woning

Voor een werkruimte thuis gelden strengere regels. De kosten zijn in veel situaties niet aftrekbaar.

Er kunnen uitzonderingen gelden wanneer de werkruimte onder andere voldoende zelfstandig is en aan aanvullende voorwaarden voldoet. Ga er daarom niet automatisch van uit dat een bureau in een slaapkamer recht geeft op kostenaftrek. De Belastingdienst geeft in het kostenoverzicht aan dat een werkruimte thuis in beginsel niet aftrekbaar is, behoudens uitzonderingen.

11. Zakelijke kilometers met je privéauto

Gebruik je in 2026 een privéauto, privémotor of privéfiets voor zakelijke ritten? Dan mag je €0,25 per zakelijke kilometer van je winst aftrekken.

Brandstof, verzekering, onderhoud, tol en parkeerkosten mag je in dat geval niet nogmaals afzonderlijk aftrekken; deze zijn verwerkt in het kilometerbedrag.

Houd een registratie bij van:

de datum
vertrek- en aankomstadres
het zakelijke doel
het aantal kilometers

Woon-werkverkeer kan voor een ondernemer anders worden behandeld dan voor een werknemer. Leg daarom duidelijk vast waarom een rit zakelijk is.

12. Zakelijke reizen met het openbaar vervoer

Reis je met trein, bus, tram of taxi naar een klant, zakelijke bijeenkomst of leverancier? Bewaar dan het betaalbewijs en leg het zakelijke doel vast.

Download periodiek je reisoverzicht wanneer je een ov-kaart gebruikt.

13. Opleidingen en vakliteratuur

Een opleiding, cursus of boek kan zakelijk aftrekbaar zijn wanneer de uitgave bedoeld is om bestaande vakkennis op peil te houden of uit te breiden voor je huidige onderneming.

Een opleiding waarmee je een volledig nieuw beroep leert, kan fiscaal anders worden beoordeeld. Het zakelijke verband moet voldoende duidelijk zijn.

Bewaar daarom niet alleen de factuur, maar ook de cursusomschrijving en je motivatie.

14. Verzekeringen

Zakelijke verzekeringen kunnen aftrekbaar zijn.

Voorbeelden zijn:

bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering
beroepsaansprakelijkheidsverzekering
inventarisverzekering
rechtsbijstandverzekering voor bedrijven
cyberverzekering
zakelijke autoverzekering

Privéverzekeringen mag je niet als zakelijke kosten opvoeren. Voor arbeidsongeschiktheidsverzekeringen kunnen bovendien andere fiscale regels gelden dan voor gewone bedrijfskosten.

15. Kosten uit de aanloopfase

Ook kosten die je vóór je officiële start hebt gemaakt, kunnen onder voorwaarden zakelijk aftrekbaar zijn.

Denk aan:

marktonderzoek
adviesgesprekken
een domeinnaam
de ontwikkeling van je huisstijl
voorbereidende software
zakelijke trainingen
een ondernemingsplan

Je moet aannemelijk kunnen maken dat je deze uitgaven hebt gedaan met de duidelijke bedoeling om een onderneming te starten.

Wat zijn gemengde kosten?

Gemengde kosten hebben zowel een zakelijk als een privékarakter.

Voorbeelden zijn:

een telefoon die je ook privé gebruikt
internet thuis
een laptop voor werk en privé
een zakelijke reis gecombineerd met vakantie
een abonnement dat je deels persoonlijk gebruikt

Alleen het zakelijke gedeelte is aftrekbaar. Kies een redelijke verdeling en leg vast hoe je deze hebt bepaald.

Zijn lunches en etentjes volledig aftrekbaar?

Kosten voor representatie, voedsel, drank, congressen en bepaalde relatiegeschenken zijn niet altijd volledig aftrekbaar.

Voor deze beperkt aftrekbare kosten geldt in 2026 onder andere een drempel van €5.700. Er kan ook voor een alternatieve procentuele aftrek worden gekozen, afhankelijk van de ondernemingsvorm en situatie. Controleer daarom de actuele regeling voordat je deze kosten verwerkt.

Een broodje tijdens je normale werkdag wordt bovendien niet automatisch een zakelijke lunch doordat je het met je zakelijke pas betaalt.

Btw aftrekken is iets anders dan kosten aftrekken

Bij een zakelijke aankoop kunnen twee verschillende belastingen een rol spelen.

Btw-aangifte

De btw op de aankoop kun je mogelijk als voorbelasting terugvragen.

Inkomstenbelasting

Het bedrag exclusief aftrekbare btw verwerk je als kosten, waardoor je belastbare winst lager kan worden.

Kun je de btw niet terugvragen, bijvoorbeeld doordat je deelneemt aan de KOR? Dan verwerk je de kosten voor de winstberekening meestal inclusief btw.

Checklist voor iedere zakelijke aankoop

Stel jezelf bij iedere uitgave deze vragen:

Heb ik deze aankoop nodig voor mijn onderneming?
Is de uitgave volledig of gedeeltelijk privé?
Heb ik een geldige factuur of bon?
Staat de juiste bedrijfsnaam op de factuur?
Mag ik de btw aftrekken?
Is het een directe kostenpost of een investering?
Kan ik het zakelijke doel achteraf uitleggen?
Geldt voor deze kostensoort een beperking of drempel?

Bewaar bij twijfel aanvullende informatie in je administratie.

Conclusie

Zakelijke kosten kunnen je belastbare winst verlagen, maar de uitgaven moeten wel voldoende verband houden met je onderneming.

Bewaar goede bewijsstukken, houd privé en zakelijk gescheiden en voer een aankoop niet automatisch volledig op wanneer je deze ook privé gebruikt.

Bij grote of twijfelachtige uitgaven is het verstandig om de fiscale behandeling vooraf te controleren.

Snel antwoord op jouw ondernemersvraag

Regels over belastingen en aftrekbare kosten zijn niet voor iedere ondernemer hetzelfde.

SmarterStart helpt je om sneller te ontdekken welke regels passen bij jouw bedrijfssituatie. Zo besteed je minder tijd aan zoeken en houd je meer tijd over om je onderneming op te bouwen.

Administratie opzetten als zzp’er: complete checklist voor starters

Tue, 28 Jul 2026 06:00:04 GMT

Administratie opzetten als zzp’er: complete checklist voor starters

Een goede administratie is misschien niet het spannendste onderdeel van ondernemen, maar wel een van de belangrijkste.

Met een overzichtelijke administratie weet je:

hoeveel omzet je behaalt
welke klanten nog moeten betalen
hoeveel kosten je maakt
hoeveel btw je moet afdragen
hoeveel winst je overhoudt
hoeveel belasting je moet reserveren

Bovendien heb je de gegevens nodig voor je btw-aangifte en inkomstenbelasting.

Met deze checklist zet je als startende zzp’er stap voor stap een eenvoudige administratie op.

Wat hoort bij je administratie?

Je administratie bestaat uit meer dan alleen je verkoopfacturen.

Bewaar en registreer onder andere:

verstuurde verkoopfacturen
ontvangen inkoopfacturen
kassabonnen
bankafschriften
contracten en overeenkomsten
offertes
kilometerregistraties
urenregistraties
correspondentie over zakelijke afspraken
overzichten van inkomsten en uitgaven
belastingaangiften
jaarrekeningen of winstberekeningen

Welke onderdelen precies nodig zijn, hangt af van je bedrijf, rechtsvorm en activiteiten.

Stap 1: open een zakelijke rekening

Een zakelijke rekening is bij een eenmanszaak niet in iedere situatie wettelijk verplicht, maar maakt je administratie wel een stuk overzichtelijker.

Betaal zakelijke kosten zo veel mogelijk vanaf één rekening en laat klanten daar ook op betalen.

Daarmee voorkom je dat je iedere maand zakelijke en privétransacties door elkaar moet zoeken.

Gebruik eventueel daarnaast aparte spaarrekeningen voor:

ontvangen btw
inkomstenbelasting
financiële reserves
toekomstige investeringen

Stap 2: kies hoe je gaat boekhouden

Je kunt je administratie bijhouden met:

een spreadsheet
boekhoudsoftware
een boekhouder
een combinatie van software en periodieke controle

Een spreadsheet kan voldoende zijn wanneer je maar enkele facturen per maand hebt. Naarmate je bedrijf groeit, biedt boekhoudsoftware meestal meer overzicht en automatisering.

Let bij de keuze van software op functies zoals:

facturen maken
bonnetjes fotograferen
banktransacties koppelen
btw-overzichten maken
betaalherinneringen versturen
rapportages bekijken
gegevens exporteren

Zorg altijd dat je zelf toegang houdt tot je administratie, ook wanneer je met een boekhouder werkt.

Stap 3: maak correcte facturen

Geef iedere verkoopfactuur een uniek en opvolgend factuurnummer.

Vermeld in ieder geval de verplichte gegevens, waaronder:

jouw volledige bedrijfsnaam
het adres van je onderneming
de gegevens van je klant
je btw-identificatienummer
je KVK-nummer
een uniek factuurnummer
de factuurdatum
de datum van levering
een omschrijving van je product of dienst
het bedrag exclusief btw
het btw-tarief
het btw-bedrag
het totaalbedrag

Afhankelijk van de situatie kunnen aanvullende eisen gelden, bijvoorbeeld bij buitenlandse klanten of wanneer de btw wordt verlegd.

Neem daarnaast praktische betaalinformatie op, zoals je IBAN en betalingstermijn.

Stap 4: bewaar alle zakelijke bonnetjes

Een pinbetaling op je bankafschrift is niet altijd voldoende om aan te tonen wat je hebt gekocht en hoeveel btw daarbij hoorde.

Bewaar daarom ook de bijbehorende bon of factuur.

Maak direct een digitale foto wanneer je een papieren bon ontvangt. Thermisch geprinte kassabonnen kunnen na verloop van tijd vervagen.

Controleer op de bon:

de datum
de leverancier
het gekochte product
het totaalbedrag
het btw-bedrag

Noteer bij onduidelijke kosten eventueel direct waarvoor de aankoop zakelijk nodig was.

Stap 5: verwerk je administratie wekelijks

Veel starters stellen hun administratie uit tot vlak voor de btw-aangifte. Daardoor kost het uiteindelijk meer tijd en is de kans op fouten groter.

Plan daarom iedere week een vast administratiemoment.

Controleer tijdens dit moment:

nieuwe inkomsten
nieuwe uitgaven
openstaande facturen
ontbrekende bonnen
ontvangen betalingen
te reserveren btw
aankomende deadlines

Met vijftien tot dertig minuten per week voorkom je vaak uren uitzoekwerk aan het einde van het kwartaal.

Stap 6: houd zakelijke en privé-uitgaven gescheiden

Alleen kosten met een zakelijk karakter zijn aftrekbaar. Privé-uitgaven mag je niet als zakelijke kosten opvoeren. Bij gemengde kosten mag alleen het zakelijke gedeelte aftrekbaar zijn.

Gebruik je bijvoorbeeld één telefoon voor werk en privé? Leg dan vast welk deel zakelijk wordt gebruikt.

Wees consequent. Een kostenpost wordt niet automatisch zakelijk doordat je deze met je zakelijke rekening betaalt.

Stap 7: houd je uren bij

Voor sommige belastingvoordelen geldt het urencriterium. Het gaat niet alleen om uren die je rechtstreeks aan klanten factureert.

Ook deze werkzaamheden kunnen meetellen:

acquisitie
administratie
reistijd voor zakelijke afspraken
ontwikkeling van je website
marketing
vakinhoudelijke voorbereiding
offertes schrijven
netwerken
zakelijke scholing

Je moet wel aannemelijk kunnen maken dat je de uren daadwerkelijk aan je onderneming hebt besteed. Houd daarom per dag bij welke werkzaamheden je hebt uitgevoerd.

Voor de zelfstandigenaftrek moet je ondernemer voor de inkomstenbelasting zijn en aan het urencriterium voldoen. De zelfstandigenaftrek bedraagt in 2026 €1.200.

Stap 8: reserveer geld voor belastingen

De omzet op je zakelijke rekening is niet hetzelfde als je besteedbare inkomen.

Een gedeelte kan bestaan uit:

btw die je nog moet afdragen
inkomstenbelasting
premie Zorgverzekeringswet
kosten die nog moeten worden betaald
financiële reserves

Zet ontvangen btw bij voorkeur direct apart. Reserveer daarnaast periodiek een gedeelte van je winst voor inkomstenbelasting.

Hoeveel je precies moet reserveren, hangt onder andere af van je winst, ander inkomen, aftrekposten en persoonlijke situatie.

Je kunt ook een voorlopige aanslag aanvragen. Daarmee betaal je gedurende het jaar alvast inkomstenbelasting, zodat je later niet ineens een groot bedrag hoeft te betalen.

Hoe lang moet je de administratie bewaren?

De meeste onderdelen van je administratie moet je minimaal zeven jaar bewaren.

Gegevens over onroerende zaken en rechten op onroerende zaken moet je tien jaar bewaren. Digitale facturen moet je in de oorspronkelijke digitale vorm opslaan. Alleen een geprinte versie bewaren is niet voldoende wanneer je de factuur digitaal hebt ontvangen.

Zorg voor een veilige back-up. Bewaar je administratie bijvoorbeeld niet uitsluitend op je laptop.

Maandelijkse administratiechecklist

Loop iedere maand deze punten na:

Zijn alle verkoopfacturen verwerkt?
Zijn alle betalingen gekoppeld?
Zijn alle bonnetjes opgeslagen?
Zijn privébetalingen apart gehouden?
Klopt het openstaande debiteurensaldo?
Is de ontvangen btw gereserveerd?
Is geld voor inkomstenbelasting opzijgezet?
Is de urenregistratie bijgewerkt?
Is er een back-up gemaakt?
Zijn komende belastingdeadlines genoteerd?

Wanneer heb je een boekhouder nodig?

Een boekhouder is niet voor iedere starter direct noodzakelijk. Hulp kan wel verstandig zijn wanneer:

je administratie veel tijd kost
je verschillende btw-tarieven gebruikt
je internationaal zakendoet
je personeel aanneemt
je een bv hebt
je grote investeringen doet
je twijfelt over aftrekbare kosten
je administratie achterloopt

Ook wanneer je zelf boekhoudt, kan een jaarlijkse controle nuttig zijn.

Conclusie

Een goede administratie begint met vaste gewoontes.

Gebruik één zakelijke rekening, bewaar iedere factuur, verwerk je administratie wekelijks en reserveer geld voor belastingen. Daarmee voorkom je stress, gemiste aftrekposten en onaangename financiële verrassingen.

Minder zoeken, meer ondernemen

Als starter krijg je voortdurend te maken met nieuwe begrippen, verplichtingen en deadlines.

SmarterStart helpt je om betrouwbare ondernemersinformatie sneller te begrijpen. Stel een vraag over jouw situatie en ontdek direct welke aandachtspunten voor jouw bedrijf belangrijk zijn.

KOR aanvragen in 2026: wanneer is de kleineondernemersregeling voordelig?

Thu, 23 Jul 2026 06:00:24 GMT

KOR aanvragen in 2026: wanneer is de kleineondernemersregeling voordelig?

Verwacht je als startende ondernemer een beperkte omzet?

Dan kom je mogelijk in aanmerking voor de kleineondernemersregeling, beter bekend als de KOR.

Door de KOR hoef je geen btw aan je klanten te berekenen en doe je normaal gesproken geen reguliere btw-aangifte. Dat klinkt aantrekkelijk, maar deelname is niet voor iedere ondernemer voordelig.

Je kunt namelijk ook geen btw over zakelijke kosten en investeringen terugvragen.

In dit artikel ontdek je hoe de KOR werkt en wanneer deelname wel of niet interessant kan zijn.

Wat is de KOR?

De KOR is een btw-vrijstelling voor kleinere ondernemers.

Wanneer je deelneemt:

bereken je geen btw aan je klanten
draag je geen btw af
doe je normaal gesproken geen btw-aangifte
kun je geen btw over zakelijke kosten terugvragen
moet je op je facturen aangeven dat een btw-vrijstelling van toepassing is

De KOR heeft alleen betrekking op de btw. Je moet nog steeds een administratie bijhouden en mogelijk inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting betalen.

Wat is de omzetgrens van de KOR?

Je kunt deelnemen wanneer je onderneming in Nederland is gevestigd en je omzet maximaal €20.000 per kalenderjaar bedraagt. Voor de beoordeling kijkt de Belastingdienst naar het kalenderjaar waarin je je aanmeldt en naar het kalenderjaar daarvoor.

Let op: het gaat om je omzet en niet om je winst.

Heb je €19.000 omzet en €10.000 kosten?

Dan bedraagt je omzet voor de KOR nog steeds €19.000.

Wanneer kan de KOR voordelig zijn?

De KOR kan interessant zijn wanneer je vooral aan particuliere klanten verkoopt.

Particulieren kunnen de btw niet terugvragen. Zonder KOR zou je bijvoorbeeld €121 inclusief btw rekenen voor een dienst met een prijs van €100 exclusief btw.

Met de KOR kun je kiezen om

je prijs te verlagen
dezelfde consumentenprijs te houden
een hogere marge over te houden

De regeling kan vooral aantrekkelijk zijn wanneer:

je omzet ruim onder €20.000 blijft
je weinig zakelijke kosten maakt
je geen grote investeringen verwacht
je voornamelijk particuliere klanten hebt
je administratie eenvoudig wilt houden

Wanneer is de KOR mogelijk ongunstig?

Je hebt hoge opstartkosten

Koop je een laptop, apparatuur, voorraad of andere bedrijfsmiddelen? Dan betaal je mogelijk veel btw.

Als deelnemer aan de KOR kun je deze btw niet terugvragen. Daardoor kunnen je investeringen netto duurder uitvallen.

Je werkt voornamelijk voor zakelijke klanten

Zakelijke klanten kunnen de btw op jouw factuur meestal terugvragen. Voor hen maakt het daardoor vaak weinig verschil of je €100 exclusief btw of €121 inclusief btw factureert.

Het prijsvoordeel van de KOR is bij zakelijke klanten daarom meestal kleiner dan bij particuliere klanten.

Je verwacht snel te groeien

Wanneer je omzet tijdens een kalenderjaar boven €20.000 uitkomt, moet je de KOR direct beëindigen. Ook de levering of dienst waarmee je de grens overschrijdt, valt niet meer onder de vrijstelling. Over het volledige bedrag van die transactie moet je dan btw berekenen.

Dat kan vervelend zijn wanneer je vooraf een prijs inclusief alles met een particuliere klant hebt afgesproken. Mogelijk moet je de btw dan uit je eigen marge betalen.

Je wilt een professionele investering doen

Stel dat je €6.050 inclusief btw betaalt voor apparatuur. Bij toepassing van het algemene btw-tarief bestaat dit bedrag uit €5.000 kosten en €1.050 btw.

Zonder KOR kun je die €1.050 mogelijk als voorbelasting aftrekken.

Met de KOR kan dat niet.

Voorbeeld: KOR met particuliere klanten

Een startende fotograaf verwacht €15.000 omzet en werkt voornamelijk voor particulieren.

De fotograaf heeft weinig zakelijke kosten en gebruikt apparatuur die al in bezit was. Door de KOR hoeft hij geen btw aan particuliere klanten te berekenen.

In deze situatie kan deelname aantrekkelijk zijn, omdat:

de omzet onder de grens blijft
er weinig aftrekbare btw verloren gaat
de fotograaf een aantrekkelijkere consumentenprijs kan aanbieden

Voorbeeld: KOR met hoge investeringen

Een startende videomaker verwacht €17.000 omzet, maar koopt voor €12.000 inclusief btw aan camera’s, computers en apparatuur.

Door deelname aan de KOR kan de videomaker de btw over deze aankopen niet terugvragen. Daarnaast zijn de meeste klanten zakelijke ondernemingen die btw zelf zouden kunnen aftrekken.

In deze situatie is de KOR mogelijk minder voordelig.

De KOR is geen vrijstelling van administratie

Een veelvoorkomend misverstand is dat deelnemers aan de KOR helemaal geen administratie meer hoeven bij te houden.

Je moet nog steeds kunnen aantonen:

hoeveel omzet je hebt behaald
dat je onder de omzetgrens bent gebleven
welke facturen je hebt verstuurd
welke zakelijke kosten je hebt gemaakt
wanneer je mogelijk de omzetgrens hebt overschreden

Ook voor de inkomstenbelasting heb je je administratie nodig.

Checklist: past de KOR bij jouw bedrijf?

Beantwoord voor jezelf de volgende vragen:

Blijft mijn omzet waarschijnlijk onder €20.000?
Werk ik voornamelijk voor particulieren?
Verwacht ik weinig zakelijke kosten?
Ben ik niet van plan grote investeringen te doen?
Verwacht ik niet snel boven de omzetgrens te groeien?
Levert deelname een werkelijk prijsvoordeel op?
Kan ik mijn prijzen aanpassen wanneer ik de grens overschrijd?

Kun je de meeste vragen met ja beantwoorden?

Dan kan de KOR interessant zijn.

Verwacht je hoge kosten, zakelijke klanten of sterke groei?

Bereken dan eerst hoeveel btw-aftrek je door deelname misloopt.

Veelgestelde vragen

Moet ik met de KOR inkomstenbelasting betalen?

Ja. De KOR is alleen een vrijstelling voor de btw. Je winst kan nog steeds belast zijn met inkomstenbelasting.

Kan ik de KOR gebruiken als zzp’er?

Ja. De regeling is niet beperkt tot een bepaalde rechtsvorm. Ook een eenmanszaak, vof, stichting, vereniging of bv kan onder voorwaarden deelnemen.

Wat gebeurt er als mijn omzet boven €20.000 komt?

Je moet je direct afmelden. De transactie waarmee je de grens overschrijdt, valt volledig buiten de btw-vrijstelling. Vanaf dat moment gelden de normale btw-regels.

Mag ik btw op mijn factuur zetten als ik de KOR gebruik?

Nee. Je gebruikt de btw-vrijstelling en berekent daarom geen btw aan je klant.

Conclusie

De KOR is vooral interessant voor kleine ondernemers met particuliere klanten, beperkte kosten en een omzet die ruim onder €20.000 blijft.

De regeling is minder aantrekkelijk wanneer je veel investeert, vooral zakelijke klanten hebt of snel verwacht te groeien.

Kijk daarom niet alleen naar de eenvoudigere administratie. Bereken ook hoeveel btw je normaal gesproken zou kunnen terugvragen.

Ontdek wat bij jouw bedrijf past

Iedere onderneming is anders. Een regeling die voor de ene starter voordelig is, kan voor de andere starter juist geld kosten.

Met SmarterStart krijg je praktische uitleg die aansluit op jouw onderneming, omzet en bedrijfssituatie. Zo kun je beter beoordelen welke regels en regelingen voor jou relevant zijn.

Ondernemersdocumenten maken: alles overzichtelijk in één Documentenhub

Sun, 19 Jul 2026 06:00:08 GMT

Ondernemersdocumenten maken: alles overzichtelijk in één Documentenhub

Als ondernemer krijg je voortdurend te maken met documenten.

Je moet een offerte opstellen, een factuur versturen, gewerkte uren registreren of afspraken met een klant vastleggen. Daarnaast kunnen documenten zoals algemene voorwaarden, een privacybeleid of een rittenregistratie belangrijk zijn voor je administratie en bedrijfsvoering.

Veel startende ondernemers maken deze documenten zelf in Word of Excel, zoeken losse documenten op internet of gebruiken voor ieder document een andere website. Dat kost tijd en maakt het lastig om overzicht te houden.

Met de SmarterStart Documentenhub maak, bewaar en beheer je ondernemersdocumenten vanuit één centrale omgeving.

In dit artikel lees je wat de Documentenhub is, welke documenten (200) je ermee kunt maken en hoe de functie jou als ondernemer helpt om sneller en professioneler te werken.

Waarom goede ondernemersdocumenten belangrijk zijn

Een professioneel document doet meer dan alleen informatie overbrengen.

Een duidelijke offerte helpt een klant begrijpen wat je gaat leveren. Een correcte factuur maakt duidelijk welk bedrag moet worden betaald. Een overeenkomst voorkomt onduidelijkheid over gemaakte afspraken.

Goede documenten helpen je onder andere bij:

het maken van duidelijke afspraken
professioneel communiceren met klanten
het bijhouden van je administratie
het bewaken van betalingen
het vastleggen van verantwoordelijkheden
het voorbereiden van belastingaangiften
het terugvinden van belangrijke informatie
het voorkomen van misverstanden

Toch weet een startende ondernemer niet altijd welke onderdelen in een document moeten staan.

Welke gegevens horen op een factuur? Wat neem je op in een offerte? Welke ritgegevens moet je bewaren? En welke afspraken leg je vast in een dienstverleningsovereenkomst?

De Documentenhub helpt je om deze documenten stap voor stap op te bouwen.

Wat is de SmarterStart Documentenhub?

De Documentenhub is een centrale plek binnen SmarterStart waar ondernemers zakelijke documenten kunnen maken, aanpassen, opslaan en downloaden.

Je kiest eerst welk document je nodig hebt. Vervolgens vul je de relevante gegevens in. SmarterStart zet deze informatie om in een overzichtelijk document dat je kunt controleren en gebruiken.

Je hoeft daardoor niet steeds zelf een nieuwe opmaak te maken of losse informatie van verschillende websites bij elkaar te zoeken.

De Documentenhub bevat documenten binnen verschillende categorieën:

Administratie
Verkoop
Belastingen
Personeel
Juridisch
Privacy en website
Financiën
Bedrijfsvoering

Zo kun je gericht zoeken naar een document dat past bij de taak waarmee je bezig bent.

Welke documenten kun je maken?

De Documentenhub bevat een breed aanbod aan documenten voor verschillende onderdelen van je onderneming.

Factuur

Met het factuurdocument maak je een professionele factuur met onder andere:

jouw bedrijfsgegevens
klantgegevens
factuurnummer
factuurdatum
betalingstermijn
geleverde producten of diensten
prijzen
btw
totaalbedrag
betaalinformatie

De berekening van bedragen en btw kan automatisch worden verwerkt. Daardoor verklein je de kans op rekenfouten.

Offerte

Met een offerte leg je duidelijk vast wat je voor een klant gaat uitvoeren en wat dit gaat kosten.

Je kunt bijvoorbeeld opnemen:

een omschrijving van de opdracht
werkzaamheden
producten of diensten
aantallen en tarieven
planning
leverdatum
betalingstermijn
voorwaarden
geldigheidsduur
ruimte voor akkoord

Een duidelijke offerte voorkomt dat jij en je klant verschillende verwachtingen hebben.

Urenregistratie

Met een urenregistratie houd je bij hoeveel tijd je aan je onderneming, klanten en projecten besteedt.

Je kunt per dag registreren:

begintijd
eindtijd
pauze
klant
project
soort werkzaamheden
declarabele uren
niet-declarabele uren

Hiermee krijg je beter inzicht in waar je tijd naartoe gaat en hoeveel uren je daadwerkelijk aan klanten kunt factureren.

Rittenregistratie

Gebruik je een auto voor zakelijke en privéritten? Dan kan een goede rittenregistratie belangrijk zijn.

Je legt bijvoorbeeld vast:

datum
vertrekadres
aankomstadres
kilometerstand bij vertrek
kilometerstand bij aankomst
aantal kilometers
doel van de rit
zakelijk of privégebruik

Door ritten direct bij te houden, voorkom je dat je aan het einde van het jaar alle gegevens opnieuw moet reconstrueren.

Dienstverleningsovereenkomst

Met een dienstverleningsovereenkomst leg je afspraken vast tussen jouw onderneming en een klant.

Denk aan:

de werkzaamheden;
verantwoordelijkheden
looptijd
vergoeding
facturatie
betaling
aansprakelijkheid
geheimhouding
opzegging
ondertekening

Een overeenkomst geeft beide partijen meer duidelijkheid over de samenwerking.

Algemene voorwaarden

Algemene voorwaarden bevatten standaardafspraken die je bij meerdere klanten en opdrachten kunt gebruiken.

Je kunt daarin onderwerpen opnemen zoals:

betalingen
levering
annulering
aansprakelijkheid
klachten
garantie
beëindiging van opdrachten

Algemene voorwaarden moeten altijd aansluiten op je eigen werkzaamheden en situatie. Een algemene opzet kan een goed begin zijn, maar laat belangrijke juridische documenten bij twijfel controleren door een deskundige.

Privacybeleid

Verwerk je persoonsgegevens van klanten, websitebezoekers of medewerkers? Dan moet je duidelijk uitleggen wat je met deze gegevens doet.

In een privacybeleid kun je onder andere beschrijven:

welke persoonsgegevens je verzamelt
waarom je deze gegevens gebruikt
hoe lang je de gegevens bewaart
met welke partijen je informatie deelt
hoe je persoonsgegevens beschermt
welke rechten betrokkenen hebben
hoe iemand contact met je kan opnemen

De inhoud moet aansluiten op de daadwerkelijke werkwijze van jouw onderneming.

Geheimhoudingsverklaring

Met een geheimhoudingsverklaring leg je vast dat vertrouwelijke informatie niet zonder toestemming mag worden gedeeld.

Dit kan relevant zijn wanneer je samenwerkt met:

freelancers
medewerkers
zakelijke partners
leveranciers
potentiële investeerders
klanten

Aanmaning

Betaalt een klant een factuur niet op tijd? Dan kun je met een aanmaning duidelijk en professioneel verzoeken om betaling.

Je neemt daarin bijvoorbeeld op:

het factuurnummer
het openstaande bedrag
de oorspronkelijke vervaldatum
een nieuwe betaaltermijn
betaalgegevens
eventuele vervolgstappen

Een zakelijke en rustige toon is daarbij meestal effectiever dan een onnodig harde brief.

Documenten vinden met categorieën en zoeken

Een grote verzameling documenten is alleen handig wanneer je snel kunt vinden wat je nodig hebt.

Daarom kun je in de Documentenhub filteren op categorie.

Administratie

Binnen Administratie vind je documenten zoals:

rittenregistratie
urenregistratie
inkomsten- en uitgavenoverzicht
kasboek
debiteurenoverzicht
crediteurenoverzicht
zakelijke kostenregistratie.

Verkoop

Binnen Verkoop vind je bijvoorbeeld:

factuur
offerte
creditfactuur
opdrachtbevestiging
betalingsherinnering
aanmaning
werkbon
orderbevestiging

Belastingen

Deze categorie helpt je bij het voorbereiden en bijhouden van fiscale informatie.

Denk aan

btw-overzicht
btw-reservering
belastingdeadlinekalender
inkomstenbelastingreservering
aftrekbare kostenregistratie
overzicht van voorbelasting

Personeel

Heb je personeel, stagiairs of freelancers? Dan vind je hier onder andere:

arbeidsovereenkomst
stageovereenkomst
freelanceovereenkomst
verlofregistratie
inwerkchecklist
gespreksverslag
onkostenformulier

Juridisch

Binnen Juridisch staan documenten waarmee je zakelijke afspraken kunt vastleggen.

Voorbeelden zijn:

dienstverleningsovereenkomst
samenwerkingsovereenkomst
geheimhoudingsverklaring
betalingsregeling
ingebrekestelling
algemene voorwaarden
annuleringsvoorwaarden

Privacy en website

Deze categorie bevat documenten voor privacy, persoonsgegevens en je zakelijke website.

Denk aan:

privacybeleid
cookiebeleid
verwerkersovereenkomst
datalekregistratie
websitechecklist
e-maildisclaimer
retourbeleid

Financiën

Binnen Financiën kun je documenten gebruiken voor inzicht en planning.

Voorbeelden zijn:

liquiditeitsbegroting
omzetbegroting
kostenbegroting
uurtariefberekening
kostprijsberekening
cashflowoverzicht
financieel jaaroverzicht

Bedrijfsvoering

Deze categorie helpt je om je onderneming te plannen en organiseren.

Denk aan:

ondernemingsplan
jaarplan
kwartaalplan
actieplan
projectplan
SWOT-analyse
concurrentieanalyse
marketingplan
contentkalender

Je kunt daarnaast de zoekfunctie gebruiken. Zoek je bijvoorbeeld op ‘auto’, dan kun je direct documenten vinden zoals de rittenregistratie en kilometerregistratie.

Zo werkt een document maken

Het maken van een document verloopt in een aantal overzichtelijke stappen.

Stap 1: kies een document

Open de Documentenhub en zoek het document dat je nodig hebt.

Je kunt zoeken op naam of filteren op categorie.

Stap 2: vul de gegevens in

Vul de gegevens in die voor het document nodig zijn.

Bij een factuur zijn dit bijvoorbeeld klantgegevens, factuurregels, bedragen en betaalinformatie. Bij een overeenkomst gaat het om de partijen, werkzaamheden, looptijd en afspraken.

Stap 3: controleer de inhoud

Bekijk het document voordat je het afrondt.

Controleer onder andere:

namen
adressen
data
bedragen
btw
betalingstermijnen
afspraken
contactgegevens

Stap 4: pas de opmaak aan

Afhankelijk van het document kun je een passende vormgeving kiezen.

Voeg bijvoorbeeld je logo toe en gebruik een uitstraling die past bij jouw onderneming.

Stap 5: sla het document op

Je document wordt opgeslagen onder Mijn documenten .

Je kunt het daardoor later opnieuw openen, aanpassen, dupliceren of downloaden.

Stap 6: download en gebruik het document

Download het document in een geschikt bestandsformaat en gebruik het binnen je onderneming.

Tekstuele documenten kunnen bijvoorbeeld als PDF worden gebruikt. Registraties en financiële overzichten kunnen ook geschikt zijn voor Excel of CSV.

Bewaar alles onder Mijn documenten

Losse bestanden raken snel verspreid over verschillende mappen, apparaten en e-mails.

In de Documentenhub worden aangemaakte documenten overzichtelijk bewaard onder Mijn documenten .

Daar zie je bijvoorbeeld:

de documentnaam
het documenttype
de klant of wederpartij
de aanmaakdatum
de datum van de laatste wijziging
de status
het bedrag, wanneer dit relevant is

Zo kun je een offerte snel terugvinden op klantnaam of controleren wanneer een document voor het laatst is aangepast.

Je hoeft dus niet telkens opnieuw te beginnen.

Gebruik favorieten voor documenten die je vaak nodig hebt

Sommige documenten gebruik je vaker dan andere.

Een dienstverlener gebruikt mogelijk regelmatig:

offertes;
facturen
urenregistraties
dienstverleningsovereenkomsten

Een webshop heeft juist vaker behoefte aan:

privacybeleid
cookiebeleid
retourvoorwaarden
verzendbeleid
facturen

Door documenten als favoriet op te slaan, staan je meest gebruikte documenten direct binnen handbereik.

Wat zijn de voordelen van de Documentenhub?

Je bespaart tijd

Je hoeft geen document vanaf een lege pagina op te bouwen. De basisstructuur en benodigde velden zijn al aanwezig.

Je werkt professioneler

Documenten krijgen een consistente en overzichtelijke uitstraling.

Dat geeft klanten meer vertrouwen en maakt informatie gemakkelijker te begrijpen.

Je houdt meer overzicht

Je documenten staan niet verspreid over verschillende programma’s en mappen, maar worden centraal bewaard.

Je vergeet minder belangrijke informatie

De invulvelden helpen je herinneren aan gegevens die in het document thuishoren.

Je kunt documenten opnieuw gebruiken

Een bestaand document kun je openen, aanpassen of dupliceren voor een nieuwe klant of opdracht.

Je combineert informatie en uitvoering

SmarterStart helpt je niet alleen met ondernemersvragen, maar ook met het daadwerkelijk maken van documenten die je binnen je bedrijf nodig hebt.

Zijn alle documenten automatisch juridisch geldig?

Een document is niet automatisch geschikt voor iedere onderneming doordat het professioneel is opgesteld.

Vooral bij juridische, fiscale en privacydocumenten hangt de juiste inhoud af van:

je branche
je rechtsvorm
je klanten
je werkwijze
je producten en diensten
je verantwoordelijkheden
de risico’s binnen je onderneming

De Documentenhub biedt een praktische en aanpasbare basis. Controleer altijd of de inhoud aansluit op jouw situatie.

Laat belangrijke overeenkomsten, algemene voorwaarden en privacydocumenten bij twijfel beoordelen door een jurist, boekhouder, belastingadviseur of andere deskundige.

Voor wie is de Documentenhub bedoeld?

De Documentenhub is vooral geschikt voor:

startende ondernemers
zzp’ers
eenmanszaken
freelancers
kleine bedrijven
ondernemers zonder eigen administratieve afdeling
ondernemers die sneller en overzichtelijker willen werken

Je hoeft geen uitgebreide juridische, fiscale of administratieve kennis te hebben om te beginnen. De documenten zijn zo ingericht dat je stap voor stap de benodigde gegevens kunt invullen.

Veelgestelde vragen

Kan ik documenten later opnieuw aanpassen?

Ja. Aangemaakte documenten worden onder Mijn documenten opgeslagen. Je kunt ze later opnieuw openen en bewerken.

Kan ik een bestaand document dupliceren?

Documenten kunnen worden gedupliceerd, zodat je een bestaande offerte, overeenkomst of factuur als basis kunt gebruiken voor een nieuw document.

Kan ik mijn eigen bedrijfsgegevens gebruiken?

Je kunt je bedrijfsgegevens in het document verwerken. Wanneer deze gegevens in je bedrijfsprofiel staan, kunnen ze waar mogelijk automatisch worden ingevuld.

Kan ik documenten downloaden?

Je kunt afgeronde documenten downloaden in de beschikbare bestandsformaten. Het juiste formaat hangt af van het type document.

Kan ik documenten als favoriet opslaan?

Ja. Hiermee kun je documenten die je regelmatig gebruikt sneller terugvinden.

Vervangt de Documentenhub een jurist of boekhouder?

Nee. De Documentenhub helpt je bij het maken en organiseren van documenten, maar biedt geen persoonlijk juridisch of fiscaal advies.

Bij belangrijke of complexe documenten blijft deskundige controle verstandig.

Conclusie

Ondernemers hebben meer nodig dan alleen informatie.

Je wilt een antwoord ook kunnen omzetten in een bruikbaar document, een duidelijke afspraak of een overzichtelijke registratie.

Met de SmarterStart Documentenhub maak je facturen, offertes, registraties, overeenkomsten en andere zakelijke documenten vanuit één centrale omgeving.

Je kiest een document, vult je gegevens in, controleert het resultaat en bewaart alles overzichtelijk onder Mijn documenten.

Zo hoef je minder zelf uit te zoeken, werk je professioneler en houd je meer tijd over voor je onderneming.

Van ondernemersvraag tot professioneel document

SmarterStart helpt je niet alleen bij vragen over belastingen, administratie en ondernemen.

Met de Documentenhub zet je die kennis direct om in documenten die je binnen je bedrijf kunt gebruiken.

Maak, bewaar en beheer jouw ondernemersdocumenten op één plek met SmarterStart.

Btw-aangifte doen als startende ondernemer: zo werkt het in 2026

Thu, 16 Jul 2026 22:19:48 GMT

Btw-aangifte doen als startende ondernemer: zo werkt het in 2026

Je hebt je bedrijf ingeschreven, je eerste facturen verstuurd en misschien al zakelijke kosten gemaakt. Dan komt al snel het volgende onderdeel van het ondernemerschap: de btw-aangifte.

Voor veel startende ondernemers klinkt dit ingewikkelder dan het daadwerkelijk is. Wanneer je administratie op orde is en je weet welke bedragen je nodig hebt, kun je de aangifte vaak zonder problemen invullen.

In dit stappenplan leggen we uit hoe een btw-aangifte werkt, wanneer je aangifte moet doen en welke fouten starters regelmatig maken.

Wat is btw-aangifte?

Btw staat voor belasting over de toegevoegde waarde. Een andere naam hiervoor is omzetbelasting.

Bij de meeste producten en diensten breng je btw in rekening aan je klant. Deze btw is niet van jou. Je ontvangt het bedrag tijdelijk en draagt het later af aan de Belastingdienst.

Tegelijkertijd betaal je zelf btw over zakelijke aankopen.

Denk bijvoorbeeld aan:

een laptop
zakelijke software
kantoorartikelen
een zakelijke telefoon
gereedschap
advertenties
advieskosten

De btw die je zakelijk hebt betaald, mag je meestal aftrekken van de btw die je van klanten hebt ontvangen. Dit wordt de aftrek van voorbelasting genoemd.

Een eenvoudig voorbeeld

Je hebt in een kwartaal €2.100 aan btw ontvangen van klanten.

In datzelfde kwartaal heb je €600 aan aftrekbare btw betaald over zakelijke kosten.

De berekening is dan:

€2.100 ontvangen btw
min €600 betaalde btw
= €1.500 te betalen aan de Belastingdienst

Heb je juist meer aftrekbare btw betaald dan ontvangen?

Dan kun je mogelijk btw terugkrijgen.

Hoe vaak moet je btw-aangifte doen?

De meeste ondernemers doen per kwartaal btw-aangifte. De Belastingdienst kan ook bepalen dat je per maand of per jaar aangifte moet doen. In Mijn Belastingdienst Zakelijk kun je zien welk aangiftetijdvak voor jouw onderneming geldt.

Voor ondernemers die per kwartaal aangifte doen, gelden in 2026 de volgende deadlines:

eerste kwartaal: uiterlijk 30 april 2026
tweede kwartaal: uiterlijk 31 juli 2026
derde kwartaal: uiterlijk 31 oktober 2026
vierde kwartaal: uiterlijk 31 januari 2027

Niet alleen je aangifte, maar ook je betaling moet uiterlijk op deze datum bij de Belastingdienst binnen zijn.

Btw-aangifte doen in vijf stappen

Stap 1: controleer je verkoopfacturen

Maak een overzicht van alle facturen die je in het aangiftetijdvak hebt verstuurd.

Controleer per factuur:

het bedrag exclusief btw
het toegepaste btw-tarief
het btw-bedrag
de factuurdatum
eventuele creditfacturen

Het gaat bij de btw meestal om de factuurdatum en niet om de datum waarop je klant heeft betaald. Een onbetaalde verkoopfactuur kan daardoor toch in je btw-aangifte terechtkomen.

Stap 2: verzamel je zakelijke inkoopfacturen

Verzamel vervolgens de facturen en bonnen van je zakelijke uitgaven.

Je mag alleen btw aftrekken wanneer de aankoop zakelijk is en je beschikt over een geldige factuur of bon. Een privéaankoop opvoeren als zakelijke kosten is niet toegestaan.

Let ook op betalingen waarbij geen Nederlandse btw op de factuur staat. Denk aan buitenlandse softwareleveranciers of advertenties van grote internationale platforms. Hiervoor kunnen andere btw-regels gelden.

Stap 3: controleer de gegevens op je facturen

Een zakelijke factuur moet aan verschillende voorwaarden voldoen. Zo moeten onder andere de naam en het adres van de leverancier en klant, het factuurnummer, de factuurdatum, de geleverde dienst of het product en de btw-bedragen worden vermeld.

Ontbreken belangrijke gegevens? Vraag de leverancier dan om een gecorrigeerde factuur voordat je de btw aftrekt.

Stap 4: vul je aangifte in

Je doet online btw-aangifte via Mijn Belastingdienst Zakelijk. Dit kan ook met boekhoudsoftware of via een boekhouder.

In de aangifte geef je onder andere aan:

hoeveel omzet je hebt behaald
hoeveel btw je aan klanten hebt berekend
hoeveel aftrekbare btw je zelf hebt betaald
of je zaken hebt gedaan met buitenlandse klanten of leveranciers

De verschuldigde btw en aftrekbare voorbelasting worden vervolgens met elkaar verrekend.

Stap 5: controleer en betaal op tijd

Controleer de aangifte voordat je deze verstuurt. Vergelijk de bedragen bijvoorbeeld met je omzetoverzicht en je zakelijke bankrekening.

Moet je btw betalen? Gebruik dan het juiste betalingskenmerk. Dit vind je in Mijn Belastingdienst Zakelijk.

Plan de betaling niet pas op de laatste dag. De betaling moet op tijd op de rekening van de Belastingdienst staan.

Nog geen omzet? Toch aangifte doen

Heb je een kwartaal geen omzet gehad? Dan moet je meestal nog steeds btw-aangifte doen wanneer er een aangifte voor je klaarstaat.

Je dient dan een zogenaamde nihilaangifte of 0-aangifte in. Geen omzet hebben betekent dus niet automatisch dat je niets hoeft te doen.

Veelgemaakte fouten bij de eerste btw-aangifte

Startende ondernemers maken regelmatig dezelfde fouten:

btw aftrekken zonder geldige factuur
privé-uitgaven als zakelijke kosten boeken
buitenlandse facturen behandelen als gewone Nederlandse facturen
de betaling vergeten na het indienen van de aangifte
vergeten een nihilaangifte te doen
bedragen inclusief btw invullen waar bedragen exclusief btw worden gevraagd
geen geld reserveren voor de af te dragen btw

Een praktische oplossing is om ontvangen btw direct apart te zetten op een zakelijke spaarrekening. Zo voorkom je dat je het geld uitgeeft voordat je aangifte moet doen.

Veelgestelde vragen

Kan ik mijn eerste btw-aangifte zelf doen?

Dat kan. Met een overzichtelijke administratie en een beperkt aantal facturen is de eerste aangifte vaak zelf uit te voeren. Bij buitenlandse transacties, verschillende btw-tarieven of bijzondere regelingen kan deskundige hulp verstandig zijn.

Moet ik aangifte doen wanneer ik geen brief heb ontvangen?

Controleer altijd Mijn Belastingdienst Zakelijk. Wanneer daar een aangifte klaarstaat, moet je deze indienen. Sommige starters ontvangen hun eerste aangifte eenmalig op papier.

Mag ik btw over opstartkosten terugvragen?

Zakelijke kosten die je in de aanloopfase hebt gemaakt, kunnen onder voorwaarden aftrekbaar zijn. Bewaar daarom ook facturen van uitgaven die je vóór je officiële startdatum hebt gedaan.

Samenvatting

Voor een correcte btw-aangifte heb je vooral een goede administratie nodig. Zorg dat je verkoopfacturen, zakelijke kosten en betaalde btw per kwartaal duidelijk zijn vastgelegd.

Controleer vervolgens je aangiftedatum, dien de aangifte op tijd in en vergeet de betaling niet.

Meer duidelijkheid over btw en belastingen?

SmarterStart geeft startende ondernemers praktische uitleg op basis van hun eigen bedrijfssituatie.

Zo hoef je niet zelf tientallen websites en ingewikkelde regelingen door te zoeken.

Stel je ondernemersvraag aan SmarterStart en ontdek welke regels voor jouw bedrijf relevant zijn.

Eigen bedrijf starten in 2026: compleet stappenplan voor beginners

Thu, 23 Apr 2026 20:18:06 GMT

Een eigen bedrijf starten is voor veel mensen een droom. Misschien wil je meer vrijheid, je eigen ideeën uitvoeren of van je kennis en ervaring je werk maken.

Tegelijkertijd komt er bij het beginnen van een onderneming veel kijken. Waar moet je starten? Wanneer schrijf je je in bij KVK? Welke rechtsvorm kies je? En hoe regel je je administratie en belastingen?

Met dit praktische stappenplan ontdek je welke zaken je moet regelen om goed voorbereid met je bedrijf te beginnen.

Stap 1: werk je bedrijfsidee uit

Iedere onderneming begint met een idee. Een goed idee alleen is echter niet voldoende. Je moet ook weten voor wie je iets gaat aanbieden en waarom klanten voor jou zouden kiezen.

Beantwoord daarom eerst de volgende vragen:

Welk product of welke dienst ga ik aanbieden?
Welk probleem los ik voor mijn klant op?
Wie behoort tot mijn doelgroep?
Wat maakt mijn aanbod anders dan dat van concurrenten?
Hoe ga ik geld verdienen?
Welke kosten moet ik maken om te starten?
Kan ik mijn aanbod later uitbreiden?

Probeer je bedrijfsidee in één duidelijke zin samen te vatten.

Bijvoorbeeld: Ik help ondernemers met het maken van betaalbare en professionele websites.

Met een duidelijke omschrijving wordt het gemakkelijker om je doelgroep, prijzen en marketing te bepalen.

Stap 2: onderzoek je doelgroep en concurrenten

Voordat je tijd en geld investeert, is het verstandig om te onderzoeken of er voldoende vraag naar je product of dienst is.

Bekijk bijvoorbeeld:

welke problemen je doelgroep ervaart
welke oplossingen er al bestaan
welke prijzen concurrenten vragen
wat klanten belangrijk vinden
welke klachten klanten over bestaande aanbieders hebben
hoe jij jezelf kunt onderscheiden

Je kunt potentiële klanten spreken, online reviews lezen, zoekgedrag onderzoeken of eerst een eenvoudige versie van je aanbod testen.

Door vooraf onderzoek te doen, verklein je de kans dat je investeert in een product of dienst waar onvoldoende vraag naar is.

Stap 3: maak een eenvoudig ondernemingsplan

Een ondernemingsplan hoeft niet direct uit tientallen pagina’s te bestaan. Een kort en praktisch overzicht kan al voldoende zijn om je plannen concreet te maken.

Neem in ieder geval de volgende onderdelen op:

Wat gaat je onderneming aanbieden?
Wie behoort tot je doelgroep?
Hoe ga je klanten bereiken?
Welke prijzen ga je vragen?
Welke kosten verwacht je?
Hoeveel omzet heb je nodig?
Welke risico’s zijn er?
Welke doelen wil je in het eerste jaar bereiken?

Een ondernemingsplan helpt je om te beoordelen of je idee financieel en praktisch haalbaar is.

Heb je financiering nodig? Dan zal een bank of investeerder meestal ook om een financieel plan vragen.

Stap 4: kies een passende bedrijfsnaam

Je bedrijfsnaam is vaak een van de eerste dingen die klanten van je onderneming zien.

Kies daarom een naam die

gemakkelijk te onthouden is
eenvoudig te schrijven is
past bij je product of dienst
niet te veel lijkt op de naam van een concurrent
ook geschikt blijft wanneer je onderneming groeit
beschikbaar is als domeinnaam

Controleer voordat je de naam gebruikt of deze al in het Handelsregister voorkomt. Kijk ook of er geen beschermd merk bestaat met dezelfde of een sterk vergelijkbare naam.

Denk daarnaast aan je online vindbaarheid. Een creatieve bedrijfsnaam kan aantrekkelijk zijn, maar klanten moeten de naam wel kunnen onthouden en correct kunnen intypen.

Stap 5: kies een rechtsvorm

Iedere onderneming heeft een rechtsvorm. De rechtsvorm bepaalt onder andere:

wie eigenaar is van het bedrijf
wie aansprakelijk is voor schulden
met welke belastingen je te maken krijgt
hoe uitgebreid je administratie moet zijn
of je naar de notaris moet

Veel startende ondernemers kiezen uit de volgende rechtsvormen.

Eenmanszaak

Een eenmanszaak is eenvoudig op te richten en wordt veel gekozen door startende zzp’ers.

Je hebt geen notaris nodig. Je bent wel persoonlijk aansprakelijk voor zakelijke schulden. Dat betekent dat schuldeisers in bepaalde situaties ook aanspraak kunnen maken op je privévermogen.

Vennootschap onder firma

Een vennootschap onder firma, oftewel vof, is geschikt wanneer je samen met één of meerdere ondernemers een bedrijf begint.

Iedere vennoot brengt iets in, zoals geld, goederen of arbeid. Leg afspraken over taken, winstverdeling, ziekte, schulden en beëindiging vast in een vennootschapscontract.

Bij een vof kunnen de vennoten persoonlijk aansprakelijk zijn voor de schulden van de onderneming.

Besloten vennootschap

Een besloten vennootschap, oftewel bv, is een rechtspersoon. Hierdoor staat de onderneming juridisch los van jou als persoon.

De aansprakelijkheid is doorgaans beperkter dan bij een eenmanszaak. De oprichting en administratie zijn wel uitgebreider. Voor het oprichten van een bv heb je een notaris nodig.

Maatschap

Een maatschap wordt vaak gebruikt door samenwerkende beroepsbeoefenaars, zoals artsen, therapeuten, architecten en adviseurs.

Iedere maat brengt geld, arbeid of goederen in en deelt mee in het resultaat.

Stichting

Een stichting is vooral geschikt voor een maatschappelijk, sociaal of ideëel doel.

Een stichting heeft geen leden en mag winst niet uitkeren aan oprichters of bestuurders. Voor de oprichting heb je een notaris nodig.

Welke rechtsvorm het beste past, hangt af van je risico’s, verwachte winst, samenwerking en persoonlijke situatie.

Stap 6: schrijf je onderneming in bij KVK

De meeste ondernemers moeten hun onderneming inschrijven in het Handelsregister van KVK.

Tijdens de inschrijving geef je onder andere door

wat je onderneming gaat doen
welke bedrijfsnaam je gebruikt
welke rechtsvorm je kiest
waar je onderneming is gevestigd
wanneer je begint
wie de eigenaren, vennoten of bestuurders zijn

Na de inschrijving ontvang je een KVK-nummer. KVK geeft je gegevens vervolgens door aan de Belastingdienst. De Belastingdienst beoordeelt daarna of je ondernemer bent voor de btw.

Bereid je inschrijving goed voor. Zorg dat je je bedrijfsactiviteiten duidelijk kunt omschrijven en dat je weet welke rechtsvorm je wilt gebruiken.

Stap 7: controleer met welke belastingen je te maken krijgt

Als ondernemer kun je met verschillende belastingen te maken krijgen.

Denk aan:

btw of omzetbelasting;
inkomstenbelasting;
vennootschapsbelasting;
loonheffingen wanneer je personeel hebt;
de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet.

Welke belastingen voor jou gelden, hangt af van je rechtsvorm, omzet, winst en werkzaamheden.

Let erop dat je voor de btw als ondernemer kunt worden gezien, terwijl je voor de inkomstenbelasting mogelijk niet aan alle voorwaarden voor ondernemerschap voldoet.

Ontvang je btw van klanten? Zet dit bedrag dan bij voorkeur direct apart. De ontvangen btw moet je meestal later afdragen en is dus niet volledig van jou.

Reserveer daarnaast een gedeelte van je winst voor de inkomstenbelasting. Zo voorkom je dat een belastingaanslag onverwacht voor financiële problemen zorgt.

Stap 8: open een zakelijke rekening

Met een aparte zakelijke rekening houd je privé- en zakelijke betalingen overzichtelijk van elkaar gescheiden.

Dit helpt je bij:

het verwerken van inkomsten en uitgaven
het terugvinden van zakelijke kosten
het controleren van openstaande betalingen
het voorbereiden van belastingaangiften
het delen van gegevens met een boekhouder
het beoordelen van je financiële situatie

Voor een eenmanszaak is een zakelijke rekening niet altijd wettelijk verplicht. Controleer wel of je bank het toestaat om een privérekening zakelijk te gebruiken.

Je kunt daarnaast aparte spaarrekeningen of betaalpotjes gebruiken voor:

btw
inkomstenbelasting
verzekeringen
financiële reserves
toekomstige investeringen

Stap 9: richt je administratie in

Als ondernemer ben je verplicht om een goede en controleerbare administratie bij te houden.

Bewaar onder andere:

verkoopfacturen
inkoopfacturen
bonnetjes
bankafschriften
contracten
offertes
urenregistraties
kilometerregistraties
belastingaangiften
zakelijke correspondentie

De meeste onderdelen van je administratie moet je minimaal zeven jaar bewaren.

Je kunt je administratie bijhouden met:

een spreadsheet
boekhoudsoftware
een boekhouder
een combinatie van software en periodieke controle

Plan iedere week een vast moment om je administratie bij te werken. Controleer nieuwe inkomsten, verwerk bonnetjes en bekijk welke facturen nog niet zijn betaald.

Daarmee voorkom je dat je vlak voor de btw-aangifte alles nog moet uitzoeken.

Stap 10: maak correcte facturen

Wanneer je producten of diensten aan klanten levert, moet je in veel situaties een factuur sturen.

Op een zakelijke factuur staan onder andere:

je volledige bedrijfsnaam
je bedrijfsadres
de gegevens van je klant
je KVK-nummer
je btw-identificatienummer
een uniek factuurnummer
de factuurdatum
een omschrijving van de levering
het bedrag exclusief btw
het btw-tarief
het btw-bedrag
het totaalbedrag

Neem daarnaast je IBAN en betalingstermijn op.

Gebruik opvolgende factuurnummers en sla iedere verstuurde factuur op in je administratie.

Stap 11: controleer vergunningen en regels

Afhankelijk van je beroep en branche kun je aanvullende verplichtingen hebben.

Controleer bijvoorbeeld of je te maken krijgt met:

een gemeentelijke vergunning
een beroepsregistratie
diploma-eisen
privacyregels
hygiënevoorschriften
milieuregels
productveiligheid
regels voor een bedrijf aan huis
branchespecifieke verplichtingen

Ga er niet automatisch van uit dat je zonder toestemming vanuit huis mag ondernemen. Controleer ook je huurcontract, hypotheekvoorwaarden en de regels van je gemeente.

Stap 12: onderzoek welke verzekeringen je nodig hebt

Als ondernemer ben je zelf verantwoordelijk voor veel zakelijke risico’s.

Mogelijk relevante verzekeringen zijn:

bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering
beroepsaansprakelijkheidsverzekering
rechtsbijstandverzekering
inventaris- en goederenverzekering
cyberverzekering
zakelijke autoverzekering
arbeidsongeschiktheidsverzekering

Welke verzekeringen belangrijk zijn, hangt af van je werkzaamheden en de mogelijke schade die je kunt veroorzaken of oplopen.

Een adviseur, grafisch ontwerper of softwareontwikkelaar loopt bijvoorbeeld andere risico’s dan een aannemer of winkelier.

Stap 13: stel algemene voorwaarden op

Algemene voorwaarden zijn niet voor iedere ondernemer verplicht, maar kunnen wel duidelijkheid geven over de afspraken met je klanten.

Je kunt hierin onder andere afspraken opnemen over:

betalingstermijnen
levering
annuleringen
garanties
aansprakelijkheid
klachten
eigendomsrechten
beëindiging van een opdracht

Gebruik niet zomaar de algemene voorwaarden van een ander bedrijf. Deze kunnen niet aansluiten op jouw onderneming en kunnen bovendien juridisch beschermd zijn.

Zorg dat klanten je algemene voorwaarden vóór of tijdens het sluiten van de overeenkomst kunnen bekijken.

Veelgemaakte fouten bij het starten van een bedrijf

Startende ondernemers maken regelmatig dezelfde fouten.

Zonder marktonderzoek beginnen

Een goed idee betekent niet automatisch dat klanten ervoor willen betalen. Test daarom eerst of er voldoende belangstelling bestaat.

Een te lage prijs vragen

Starters kijken soms alleen naar het gewenste uurloon.

Ze vergeten rekening te houden met:

belastingen
verzekeringen
administratie
vakanties
ziekte
marketing
niet-declarabele uren

Bereken daarom welk tarief je werkelijk nodig hebt om winstgevend te kunnen ondernemen.

Btw als eigen inkomsten gebruiken

Ontvangen btw moet je meestal later afdragen aan de Belastingdienst. Zet dit bedrag daarom apart.

Privé en zakelijk door elkaar halen

Wanneer je alle betalingen via dezelfde rekening laat lopen, wordt je administratie onnodig ingewikkeld.

Geen geld reserveren voor belastingen

Reserveer gedurende het jaar een deel van je inkomsten voor belastingen. Zo voorkom je dat je later ineens een groot bedrag moet betalen.

Alles direct perfect willen hebben

Je hebt niet altijd meteen een duur logo, uitgebreid kantoor of maatwerkwebsite nodig.

Begin met de onderdelen die noodzakelijk zijn om klanten professioneel te kunnen helpen. Je kunt je onderneming later verder uitbreiden.

Geen duidelijke afspraken vastleggen

Mondelinge afspraken kunnen tot misverstanden leiden. Bevestig daarom belangrijke afspraken schriftelijk, bijvoorbeeld in een offerte, overeenkomst of opdrachtbevestiging.

Checklist voor startende ondernemers

Controleer voordat je begint of je de belangrijkste zaken hebt geregeld:

Is mijn bedrijfsidee duidelijk?
Weet ik wie mijn doelgroep is?
Heb ik onderzocht of er voldoende vraag is?
Heb ik mijn prijzen berekend?
Heb ik een passende rechtsvorm gekozen?
Is mijn onderneming ingeschreven bij KVK?
Weet ik met welke belastingen ik te maken krijg?
Kan ik correcte facturen versturen?
Is mijn administratie ingericht?
Heb ik geld gereserveerd voor belastingen?
Heb ik vergunningen en regels gecontroleerd?
Heb ik nagedacht over zakelijke verzekeringen?
Zijn mijn betaal- en leveringsvoorwaarden duidelijk?

Je hoeft bij de start niet alles perfect te hebben. De juridische, fiscale en financiële basis moet wel goed zijn geregeld.

Veelgestelde vragen

Kan ik een bedrijf starten naast mijn baan?

Ja, dat kan meestal. Controleer wel je arbeidsovereenkomst op afspraken over nevenwerkzaamheden, concurrentie en vertrouwelijke informatie.

Voorkom dat je werkzaamheden voor je eigen bedrijf botsen met de belangen van je werkgever.

Moet ik direct een boekhouder inschakelen?

Dat is niet verplicht. Bij een eenvoudige administratie kun je veel zelf doen.

Een boekhouder kan verstandig zijn wanneer je internationaal zakendoet, personeel aanneemt, grote investeringen doet of twijfelt over belastingen en aftrekbare kosten.

Moet ik mij altijd inschrijven bij KVK?

Niet iedere incidentele activiteit wordt automatisch gezien als een onderneming.

Er wordt onder andere gekeken naar zelfstandigheid, commerciële activiteiten, winstverwachting en deelname aan het economisch verkeer.

Moet ik meteen btw-aangifte doen?

Wanneer de Belastingdienst je als ondernemer voor de btw registreert, ontvang je informatie over je aangiftetijdvak.

Controleer altijd of er een aangifte voor je klaarstaat, ook wanneer je nog geen omzet hebt behaald.

Is een ondernemingsplan verplicht?

Een ondernemingsplan is meestal niet wettelijk verplicht.

Het helpt je wel om je bedrijfsidee, doelgroep, financiën en risico’s te onderzoeken. Bij een financieringsaanvraag wordt vaak om een ondernemingsplan en financieel plan gevraagd.

Conclusie

Een eigen bedrijf starten begint met een duidelijk en haalbaar plan.

Onderzoek je doelgroep, bepaal je aanbod, kies een passende rechtsvorm en richt je administratie vanaf het begin goed in. Controleer daarnaast welke belastingen, vergunningen, verzekeringen en voorwaarden voor jouw onderneming gelden.

Je hoeft niet alles direct perfect te regelen. Zorg er vooral voor dat de juridische, fiscale en financiële basis klopt.

Zo kun je met meer vertrouwen beginnen en voorkom je onnodige problemen tijdens de groei van je bedrijf.

Start slimmer met SmarterStart

Als startende ondernemer krijg je in korte tijd te maken met veel nieuwe regels, keuzes en verplichtingen.

SmarterStart helpt je om betrouwbare ondernemersinformatie sneller te begrijpen. Stel een vraag over jouw bedrijfssituatie en ontdek welke aandachtspunten, deadlines en regelingen voor jou relevant zijn.

Zo besteed je minder tijd aan zoeken en houd je meer tijd over voor het opbouwen van je onderneming.

Uurtarief berekenen als ondernemer: zo bepaal je een passend tarief

Thu, 23 Apr 2026 20:12:16 GMT

Een goed uurtarief bepalen is voor veel startende ondernemers lastig.

Misschien kijk je naar wat concurrenten vragen, baseer je jouw tarief op je voormalige uurloon of kies je bewust voor een laag bedrag om sneller klanten aan te trekken.

Toch kan een te laag uurtarief je onderneming flink beperken. Je houdt mogelijk onvoldoende geld over voor belastingen, verzekeringen, vakantie, ziekte en rustige periodes. Bovendien is het vaak moeilijk om je tarief later sterk te verhogen.

Een goed uurtarief moet daarom niet alleen aantrekkelijk zijn voor je klant. Het tarief moet ook voldoende zijn om je bedrijf gezond en winstgevend te houden.

In dit artikel lees je stap voor stap hoe je een passend uurtarief berekent.

Waarom je werknemersloon geen goed uitgangspunt is

Als werknemer ontvang je ieder uur of iedere maand salaris. Je werkgever betaalt daarnaast verschillende kosten en risico’s.

Denk bijvoorbeeld aan:

vakantiedagen;
vakantiegeld
doorbetaling bij ziekte
werkgeverslasten
pensioen
apparatuur
opleidingen
verzekeringen
werkruimte
niet-productieve uren

Als ondernemer moet je veel van deze kosten zelf betalen. Daarnaast kun je niet ieder gewerkt uur aan een klant factureren.

Een uurloon van €25 in loondienst betekent daarom niet dat een uurtarief van €25 als zelfstandige voldoende is.

Welke onderdelen bepalen je uurtarief?

Bij het berekenen van je uurtarief moet je rekening houden met verschillende onderdelen.

1. Het gewenste persoonlijke inkomen

Bepaal eerst hoeveel geld je jaarlijks uit je onderneming wilt kunnen halen.

Denk niet alleen aan je maandelijkse vaste lasten. Houd ook rekening met:

boodschappen
woonlasten
vervoer
vakanties
sparen
pensioen
onverwachte privé-uitgaven

Kijk naar het bedrag dat je daadwerkelijk nodig hebt om comfortabel van te kunnen leven.

2. Je zakelijke kosten

Als ondernemer maak je kosten om je werk te kunnen uitvoeren.

Voorbeelden zijn:

boekhoudsoftware
zakelijke verzekeringen
een laptop of telefoon
marketing en advertenties
een website en domeinnaam
kantoor- of werkruimte
reiskosten
opleidingen
abonnementen
een boekhouder
gereedschap of materialen

Maak een overzicht van zowel je maandelijkse als jaarlijkse bedrijfskosten.

Vergeet ook kosten niet die maar één keer per jaar worden betaald. Denk aan verzekeringen, contributies of softwareabonnementen.

3. Belastingen en premies

Je volledige omzet is niet je persoonlijke inkomen.

Over je winst betaal je mogelijk inkomstenbelasting en een inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet. Hoeveel je precies betaalt, hangt af van je winst, aftrekposten, ander inkomen en persoonlijke situatie.

Reserveer daarom gedurende het jaar een gedeelte van je winst voor belastingen.

Daarnaast kan op je facturen btw staan. Deze btw is meestal geen omzet voor je onderneming. Je ontvangt het bedrag namens de Belastingdienst en moet het later mogelijk afdragen.

Zet ontvangen btw daarom bij voorkeur direct apart.

4. Vakantie, ziekte en vrije dagen

Als zelfstandige word je meestal niet betaald wanneer je niet werkt.

Houd daarom rekening met:

vakantieweken
feestdagen
ziekte
persoonlijke afspraken
opleidingen
onverwachte uitval

Ga bij je berekening dus niet automatisch uit van 52 volledig productieve werkweken.

Veel ondernemers rekenen bijvoorbeeld met ongeveer 44 tot 48 werkweken per jaar.

5. Niet-declarabele uren

Niet ieder gewerkt uur kun je aan een klant factureren.

Je besteedt ook tijd aan:

administratie
offertes maken
acquisitie
marketing
netwerken
reistijd
klantvragen
planning
boekhouding
je website bijwerken
vakkennis onderhouden

Deze uren horen wel bij je onderneming, maar leveren niet altijd direct omzet op.

Het aantal declarabele uren is daarom vaak lager dan startende ondernemers verwachten.

Hoeveel declarabele uren heb je per jaar?

Stel dat je vier dagen per week werkt en ongeveer 46 weken per jaar actief bent.

Dat zijn:

46 weken × 4 werkdagen = 184 werkdagen

Werk je gemiddeld acht uur per dag, dan besteed je jaarlijks 1.472 uur aan je onderneming.

Maar je kunt waarschijnlijk niet alle 1.472 uur factureren.

Stel dat je gemiddeld vijf uur per werkdag aan klanten kunt doorberekenen:

184 werkdagen × 5 declarabele uren = 920 declarabele uren per jaar

De overige uren besteed je aan administratie, marketing, voorbereiding en andere werkzaamheden.

Formule voor het berekenen van je uurtarief

Je kunt een eenvoudig minimumtarief berekenen met deze formule:

Benodigde jaaromzet ÷ aantal declarabele uren = minimaal uurtarief

Je benodigde jaaromzet bestaat bijvoorbeeld uit:

het gewenste persoonlijke inkomen
zakelijke kosten
belastingreservering
pensioen en verzekeringen
een financiële buffer
winst voor toekomstige groei

Het bedrag dat uit de berekening komt, is je minimale tarief. Het is niet automatisch het bedrag dat je uiteindelijk moet vragen.

Je ervaring, specialisatie, marktpositie en de waarde van je werk kunnen een hoger tarief rechtvaardigen.

Voorbeeld van een uurtariefberekening

Stel dat je per jaar de volgende bedragen nodig hebt:

gewenst persoonlijk inkomen: €40.000;
zakelijke kosten: €10.000;
reservering voor belastingen en verzekeringen: €15.000;
buffer en toekomstige investeringen: €5.000.

Je benodigde omzet is dan:

€40.000 + €10.000 + €15.000 + €5.000 = €70.000

Je verwacht jaarlijks 920 declarabele uren te kunnen factureren.

De berekening wordt dan:

€70.000 ÷ 920 = ongeveer €76 per uur

Je zou in dit voorbeeld kunnen uitkomen op een uurtarief van ongeveer €75 tot €80 exclusief btw.

Dit is alleen een rekenvoorbeeld. De juiste belastingreservering en kosten verschillen per ondernemer.

Vergeet winst en groei niet

Een veelgemaakte fout is dat ondernemers alleen genoeg omzet proberen te behalen om hun huidige kosten te betalen.

Een gezond bedrijf heeft ook ruimte nodig voor:

onverwachte uitgaven
rustige maanden
nieuwe apparatuur
marketing
opleidingen
personeel of ondersteuning
toekomstige groei

Wanneer je tarief alleen voldoende is om je rekeningen te betalen, ontstaat er weinig ruimte om je bedrijf verder te ontwikkelen.

Neem daarom een buffer en winstmarge mee in je berekening.

Kijk ook naar de markt

Een berekening laat zien welk tarief jij nodig hebt. Daarna moet je controleren of dit bedrag past bij de markt waarin je actief bent.

Onderzoek bijvoorbeeld:

wat vergelijkbare ondernemers vragen
hoeveel ervaring zij hebben
welke diensten in hun tarief zijn inbegrepen
voor welk type klanten zij werken
hoe sterk hun specialisatie is
welke resultaten zij leveren

Vergelijk jezelf niet uitsluitend met de goedkoopste aanbieder.

Een starter zonder specialisatie kan een ander tarief vragen dan een ervaren ondernemer die een complex probleem oplost en aantoonbare resultaten behaalt.

Je tarief is meer dan een rekensom

Klanten betalen niet alleen voor de tijd die je aan een opdracht besteedt.

Ze betalen ook voor:

je kennis
je ervaring
je voorbereiding
je snelheid
je betrouwbaarheid
het resultaat
de risico’s die je overneemt
de problemen die je voorkomt

Een specialist kan een opdracht soms in twee uur uitvoeren waar een beginner acht uur voor nodig heeft. Een lager aantal uren betekent dan niet automatisch dat de specialist minder waarde levert.

Kijk daarom naast je uren ook naar de waarde van je werk voor de klant.

Uurtarief of vaste prijs?

Je hoeft niet iedere opdracht op basis van uren te factureren.

Je kunt ook werken met:

een vaste projectprijs
een dagtarief
een strippenkaart
een maandabonnement
een resultaatgerichte vergoeding
verschillende pakketten

Een vaste prijs kan aantrekkelijk zijn wanneer de omvang van de opdracht duidelijk is.

Stel dat je een website in twintig uur kunt maken en je uurtarief €75 bedraagt. Op basis van uren zou de prijs €1.500 exclusief btw zijn.

Je kunt vervolgens een vaste projectprijs bepalen waarin ook revisies, overleg, risico en nazorg zijn opgenomen.

Leg bij een vaste prijs altijd duidelijk vast wat wel en niet binnen de opdracht valt.

Moet je btw boven op je uurtarief rekenen?

Ondernemers communiceren hun zakelijke tarieven meestal exclusief btw.

Vraag je €75 per uur exclusief 21% btw? Dan wordt het factuurbedrag:

uurtarief exclusief btw: €75;
btw: €15,75;
totaal inclusief btw: €90,75.

Voor zakelijke klanten die de btw mogen aftrekken, is vooral het bedrag exclusief btw van belang.

Werk je voornamelijk voor particulieren? Dan kijken klanten meestal naar het totaalbedrag inclusief btw. Houd daar rekening mee bij het bepalen en communiceren van je prijs.

Neem je deel aan de kleineondernemersregeling? Dan bereken je onder de voorwaarden van die regeling geen btw. Dit betekent niet automatisch dat je jouw tarief moet verlagen.

Veelgemaakte fouten bij het bepalen van een uurtarief

Je baseren op je voormalige uurloon

Als ondernemer betaal je zelf kosten die eerder door je werkgever werden gedragen. Je zakelijke tarief moet daarom meestal hoger zijn dan je bruto uurloon in loondienst.

Uitgaan van veertig declarabele uren per week

Je besteedt ook tijd aan administratie, acquisitie, voorbereiding en ontwikkeling. Het is daardoor onwaarschijnlijk dat je ieder gewerkt uur kunt factureren.

Belastingen vergeten

Omzet is niet hetzelfde als netto-inkomen. Reserveer geld voor belastingen en geef dit bedrag niet voortijdig uit.

Geen rekening houden met rustige periodes

Niet iedere maand heeft evenveel opdrachten. Neem een buffer op voor maanden met minder omzet.

Te laag beginnen om klanten te krijgen

Een laag tarief kan klanten aantrekken, maar vaak ook klanten die vooral op prijs selecteren.

Daarnaast kan een te laag tarief de indruk geven dat je weinig ervaring of kwaliteit biedt.

Geen duidelijke afspraken maken

Leg vast:

of je tarief inclusief of exclusief btw is;
welke werkzaamheden je factureert
of reistijd wordt doorberekend
hoe je met spoedopdrachten omgaat
hoeveel revisies zijn inbegrepen
welke betalingstermijn geldt

Zo voorkom je discussies achteraf.

Hoe verhoog je later je uurtarief?

Je uurtarief hoeft niet jarenlang hetzelfde te blijven.

Je kunt je tarief verhogen wanneer:

je zakelijke kosten stijgen
je meer ervaring hebt
je een sterkere specialisatie ontwikkelt
je betere resultaten levert
de vraag naar je diensten toeneemt
je agenda structureel volloopt
je aanbod uitgebreider wordt

Informeer bestaande klanten op tijd over een tariefsverhoging. Leg kort en professioneel uit vanaf welke datum het nieuwe tarief geldt.

Je hoeft je volledige financiële berekening niet met klanten te delen.

Checklist voor het bepalen van je uurtarief

Beantwoord voordat je een tarief kiest de volgende vragen:

Welk persoonlijk inkomen wil ik behalen?
Hoeveel zakelijke kosten maak ik jaarlijks?
Hoeveel geld reserveer ik voor belastingen?
Hoeveel weken wil ik per jaar werken?
Hoeveel uren kan ik werkelijk factureren?
Welke buffer heb ik nodig?
Wat vragen vergelijkbare ondernemers?
Welke waarde lever ik aan mijn klanten?
Communiceer ik mijn tarief inclusief of exclusief btw?
Welke aanvullende werkzaamheden zijn in mijn tarief inbegrepen?

Door deze onderdelen mee te nemen, voorkom je dat je een tarief kiest dat alleen op gevoel is gebaseerd.

Veelgestelde vragen

Wat is een goed uurtarief voor een startende zzp’er?

Er bestaat geen standaardtarief dat voor iedere starter geschikt is.

Een passend tarief hangt af van je kosten, declarabele uren, branche, ervaring, specialisatie en doelgroep. Maak daarom altijd eerst je eigen berekening.

Moet ik goedkoper zijn omdat ik net begin?

Je kunt rekening houden met je beperkte ervaring, maar je tarief moet nog steeds voldoende zijn om je kosten en belastingen te betalen.

Een tijdelijk introductietarief kan een mogelijkheid zijn. Geef daarbij duidelijk aan wat het normale tarief is en tot wanneer de korting geldt.

Mag ik verschillende tarieven vragen?

Ja. Je kunt verschillende tarieven gebruiken voor verschillende diensten, klanten of omstandigheden.

Je kunt bijvoorbeeld een hoger tarief rekenen voor:

spoedopdrachten
avond- of weekendwerk
complexe werkzaamheden
advieswerk
opdrachten met veel verantwoordelijkheid

Zorg wel dat je tarieven vooraf duidelijk zijn.

Hoe vaak moet ik mijn tarief controleren?

Controleer je tarief minimaal één keer per jaar.

Bekijk daarnaast je tarief opnieuw wanneer je kosten sterk stijgen, je aanbod verandert of je agenda structureel vol zit.

Kan ik beter een uurtarief of projectprijs gebruiken?

Dat hangt af van je werkzaamheden.

Een uurtarief is duidelijk wanneer de omvang van een opdracht moeilijk vooraf te bepalen is. Een projectprijs werkt goed wanneer de inhoud, planning en oplevering duidelijk zijn afgebakend.

Conclusie

Een goed uurtarief is gebaseerd op meer dan alleen het inkomen dat je wilt verdienen.

Houd rekening met je zakelijke kosten, belastingen, verzekeringen, vakantie, ziekte, niet-declarabele uren en financiële buffer. Controleer vervolgens of het berekende tarief past bij je markt en bij de waarde die je levert.

Door vooraf goed te rekenen, voorkom je dat je hard werkt maar uiteindelijk te weinig overhoudt.

Bereken slimmer met SmarterStart

Het juiste uurtarief verschilt per ondernemer. Je kosten, branche, beschikbare uren en persoonlijke doelen spelen allemaal een rol.

Met SmarterStart stel je eenvoudig vragen over jouw bedrijfssituatie. Zo krijg je sneller inzicht in de onderdelen waarmee je rekening moet houden bij het bepalen van een realistisch tarief.

Daarmee maak je betere keuzes en bouw je aan een financieel gezonde onderneming.